Возмещение расходов директору

Возмещение расходов на изготовление печати

В ООО есть директор (один из учредителей), назначенный решением общего собрания учредителей. Компания зарегистрирована 22.05.2015.
Наемных сотрудников нет.
Директор оплатил изготовление круглой печати ООО за свой счет (наличными деньгами). Есть кассовый чек (с проставленной на обороте печатью), выданный организацией-изготовителем печати и товарный чек.
Какова процедура возмещения данных расходов директору с расчетного счета ООО? Возможно ли эти деньги не выдавать наличными, а перечислить на личный банковский счет директора?

Сперва отмечу, что возместить и учесть указанные расходы можно директору только в том случае если указанные расходы произведены после регистрации ООО. Дополнительно

Таким образом, если оплата за изготовление печати произведена после регистрации ООО, то для выплаты компенсации понесенных директором расходов нужно будет оформить авансовый отчет.

В сервисе во вкладке Документы добавьте Авансовый отчет, не привязывая к Расходному ордеру. В поле «Тип авансового отчета» выберете «Оплата поставщику», а поле «документ на выдачу аванса» не заполняете. Далее указываете контрагента у которого покупалась печать и указываете товарный чек в качестве накладной. В поле «Сумма принятая» отразите значение, которое можно учесть в расчете налога УСН по Вашим подтверждающим документам. К данному авансовому отчету прилагаются кассовый и товарный чек, подтверждающие совершенные расходы и заявление на возмещение (подробнее о документах Вы можете посмотреть в наших видео-новостях). В поле «Документ на выдачу перерасхода» выберите Поручение для перечисления денег на карту работника. Сохраните.

Возмещение расходов директора в счет погашения займа

Это возможно. Для этого в заявлении директора о возмещении произведенных им в пользу организации расходов должна быть просьба возместить эти расходы зачетом его долга по займу.

Для зачета встречных однородных требований достаточно заявления одной стороны (ст. 410 ГК РФ). Однако лучше, если организация подготовит дополнительное соглашение к договору займа, согласно которому задолженность директора по займу погашается задолженностью организации перед директором по приобретенной оргтехнике путем зачета встречных однородных требований согласно ст. 410 ГК РФ. Тогда зачет в бухгалтерском учете будет отражен на дату подписания такого дополнительного соглашения.

Каких-либо разъяснений Минфина и ФНС России в отношении учета расходов работника в пользу организации, зачтенных в счет выданного ему организацией займа, нами не найдено. На наш взгляд, такие расходы можно отразить в налоговом учете при выполнении общих условий ст. 252 НК РФ.

В бухгалтерском учете можно сделать следующие проводки:

Дебет 08 (10, 20) Кредит 71

— приняты к учету материальные ценности, отражены произведенные директором расходы;

Дебет 19 Кредит 71

— учтен предъявленный поставщиками НДС (если счет-фактура и другие документы выставлены организации, а не на имя директора);

Дебет 71 Кредит 73

— произведен взаимозачет обязательств по займу и по расходам директора.

Директор израсходовал собственные средства для нужд предприятия: как возместить расходы

Директор израсходовал собственные средства для нужд предприятия, однако потом забыл отчитаться о расходовании и вспомнил об этом только через два месяца после происшествия. Существуют ли предельные сроки для предоставления отчета о расходовании собственных денежных средств в таком случае.

В случае если директор за собственные средства осуществил оплату, каких либо товаров (услуг) для нужд предприятия, срок представления отчета для возврата денег не ограничен.

Действующим законодательством определены сроки представления отчета именно за полученные под отчет средства на командировку и на выполнение гражданско-правовых действий, а также установлена норма налогообложения излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные сроки.

В такой ситуации, важно, чтобы документы подтверждающие расходы, содержали сведения о том, что покупателем товаров (работ/услуг) является именно предприятие (а не директор).

Фактически это будет означать заключение договора поручения в устной форме (ст. 1000 ГКУ). При таких обстоятельствах можно сказать, что директор осуществил оплату товаров (услуг) за собственные средства по поручению такого предприятия. А потому в дальнейших действиях должен руководствоваться нормами гл. 68 «Поручение» ГКУ. Так, после выполнения поручения поверенный обязан представить отчет о выполнении поручения и оправдательные документы, если это требуется по условиям договора и характеру поручения.

Поэтому, не будет ошибкой представление директором отчета о расходовании средств и по истечению двух месяцев в случае, если это предусмотреть договором поручения.

В таком случае за несвоевременное представление отчета, при приобретении за собственные средства товаров для нужд предприятия (так же как и за использование собственных средств в командировке) финансовые санкции не применяются.

В то же время считаем: даже если срок составления Отчета директором (поверенным) по договору поручения не установлен или Отчет не представлен в установленное договором время, его можно принять в пределах общего срока исковой давности, то есть в течение 3 лет (ст. 257 ГКУ).

Директор оплатил товар своими деньгами, что делать

Статьи по теме

Руководители часто не разделяют собственный «карман» и деньги фирмы. А просто оплачивают собственными средствами товар или услугу для компании. Еще хорошо, если директор догадался взять все необходимые документы и принести бухгалтеру. А если нет? У многих бухгалтеров возникали подобные ситуации. Давайте разберемся, что делать, если директор что-то оплатил своими деньгами.

Главные новости ноября для бухгалтера

Из этой статьи вы узнаете:

  • Как возместить работнику расходы на покупку товаров для компании
  • Как в бухгалтерском учете отразить возврат денег директору
  • Как быть, если директор оформил документы на себя

Как возместить расходы руководителю

Способ № 1. Директор — это тоже работник фирмы. Поэтому поступить можно следующим образом. Пусть ваш руководитель напишет заявление в свободной форме на возмещение ему расходов (образец смотрите ниже). К такому заявлению нужно приложить документы, подтверждающие оплату — кассовые чеки, товарные чеки, платежки и т.д.

Директору «Лед»
А.В. Львову
от менеджера
А.С. Кондратьева

Прошу возместить расходы на покупку картриджа у поставщика ООО «Торговая фирма «Гермес»» стоимостью 4550 руб. Картридж предназначен для принтера в отделе сбыта.

Приложение: товарный и кассовый чеки от 3 февраля 2015 г.

03.07.2015 _____________ А.С. Кондратьев

После этого выдайте из кассы деньги руководителю (или перечислите на карту с расчетного счета). При этом лучше, если первичные документы были оформлены на компанию. А не на директора лично. Тогда вы можете не удерживать с суммы возмещения НДФЛ.

Заявления и подтверждающих документов в принципе достаточно. Но иногда налоговики могут потребовать общий приказ по компании о порядке компенсации затрат работникам (в том числе и директору). Поэтому лучше его издать задним числом. Например, закрепите приказом возможность любого сотрудника, в том числе и директора (или только директора) приобретать товары и услуги для компании за свой счет. А так же оговорите сроки возврата денег, перечень покупок и т.д.

Пример. Как оформить в бухгалтерском учете возмещение расходов работнику

Директор ООО «Лед» купил материалы на сумму 2100 руб. с НДС. Деньги под отчет на такую покупку он в бухгалтерии не брал. А оплатил материалы собственными наличными деньгами. Бухгалтер возместил ему эти деньги по заявлению и сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73

— 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) — приняты к учету материалы, оплаченные директором;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 73

— 320 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 19

— 320 руб. — списан НДС за счет собственных средств фирмы;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50

— 2100 руб. — возмещены расходы на директору.

Способ № 2. Оформите договор займа на сумму оплаты в письменном виде (п. 1 ст. 808 и п. 1 ст. 807 ГК РФ). Это нужно сделать уже задним числом, так как директор заранее не брал деньги под отчет. Лучше прописать, что заем беспроцентный, если этого условия не будет, заем будет считаться с процентами (ст. 808 и 809 ГК РФ). Кроме того укажите срок займа и порядок возврата. Договор займа можно заключить на длительный срок. Законодательством этот срок не ограничен. Полученную сумму в доходах по налогу на прибыль учитывать не нужно (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). При возврате долга расходов тоже не будет.

Фрагмент договора займа с учредителем

Договор займа с учредителем № 1

г. Москва «20» января 2015 г.

ООО «Восток», именуемое в дальнейшем Заемщик, в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, с одной стороны и гражданин РФ Иванов Иван Иванович, именуемый в дальнейшем Заимодавец, личность удостоверяется паспортом серии 10 00 номер 100100, выданным 10 августа 1998 года ОВД района г. Москвы, проживающий по адресу: 101000, г. Москва, ул. Коломенская, д. 2, кв. 2, с другой стороны заключили настоящий договор займа.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Заимодавец передает в собственность, а Заемщик принимает денежные средства в размере 100 000 (Сто тысяч) руб., которые обязуется возвратить Заимодавцу в срок и на условиях, предусмотренных настоящим договором.

1.2. Вышеуказанный заем является беспроцентным.

1.3. Заемщик обязуется возвратить Заимодавцу указанную в пункте 1.1 сумму займа в срок до 20 декабря 2015 года.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Заимодавец обязуется предоставить указанные в пункте 1.1 настоящего договора денежные средства в течение одного дня с момента подписания настоящего договора путем оплаты товара со своего лицевого счета №100 101 101 101 101 01 101 по Счету № 2 от 17.01.2015 к Договору № 001 от 10.01.2015, заключенному Заемщиком с ООО «Запад».

2.2. Датой предоставления займа считается дата списания денежных средств с корреспондентского счета банка Займодавца.

2.3. Заемщик обязуется не позднее следующего дня после истечения срока займа, указанного в пункте 1.3 настоящего договора, возвратить Заимодавцу сумму займа. Датой исполнения Заемщиком своего обязательства по возврату суммы займа Заимодавцу считается дата передачи денежных средств Заимодавцу по расходно-кассовому ордеру.

2.4. Заемщик вправе с согласия Заимодавца вернуть сумму займа досрочно.

Как быть, если документы оформлены на директора, а не на фирму

В том случае, если директор покупал товары на свое имя, вам придется заключить с ним договор купли-продажи, а так же составить закупочный акт для подтверждения расходов фирмы.

Но! С договором купли-продажи есть одно важное обстоятельство. Так как директор продал товар как физическое лицо, ему придется подать налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ (подп.2 п. 1 ст. 228 НК РФ) не позднее 30 апреля следующего года. При этом если в договоре вы укажете ту же сумму, что и в документах на покупку товара, то уплачивать НДФЛ директору не придется (подп.1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Но не забудьте, что для этого должны быть документы, подтверждающие покупку.

Как подать декларацию 3-НДФЛ в 2015 году читайте здесь.

После оплаты товаров в бухгалтерском учете сделайте следующие проводки:

ДЕБЕТ 41 (10…) КРЕДИТ 76

— оприходованы купленные у директора товары;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)

— оплачены товары по договору купли-продажи.

Документы по возмещению расходов директору

Вопрос-ответ по теме

У нас прошла проверка Пенсионного фонда. Инспектор записала именно директору в доход все его подотчётные суммы, обложив их 20% (мы пользуемся льготой). Хотя у меня на предприятии несколько людей отчитываются по авансовым отчётам. Руководствуясь Вашими советами, решила требование-накладную заменить актами по отпуску материалов. А инспектор говорит, что этого не достаточно. Должны быть ещё документы подтверждающие, что всё купленное директором необходимо для предприятия. Все товары купленные директором есть на предприятии, они участвую в деятельности фирмы. Вопрос: Имеет ли право инспектор ПФ признать подотчётные суммы доходом работника, если они таковыми не являются? Достаточно ли приказа по предприятию с указанием цели приобретения того или иного товара (ОС, материалов, зап.частей и пр.), чтобы доказать необходимость такой покупки? Что делать, если в товарном чеке допущена ошибка, типа: в строке покупатель вместо фирмы написана только фамилия «подотчётника» или товар был заказан через интернет и адрес доставки указан совсем другой?

Как следует из вашего вопроса, ваш директору купил ценности для фирмы и вы возместили ему траты, однако инспекторы посчитали их доходом директора и обложили взносами. Так вот, такие действия возможны из-за неправильного документального оформления возмещения.

В вашем случае можно оформить следующие документы, чтобы проверяющие не посчитали суммы, переданные директору, доходом и не обложили их взносами, а также НДФЛ.

1) приказ руководителя о возмещении расходов. Там следует прописать, что ценности нужны для деятельности фирмы

2) заявление директора о возмещении трат. Там будет указано, что требуется возместить определенную сумму денег, потраченных на нужды фирмы.

3) документы об оплате, кассовые и товарные чеки, платежные поручения, оформленные на фирму.

Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Подробнее о том, как можно оформить такой приказ, вы можете прочитать тут http://e.26-2.ru/article.aspx?aid=327018

Если же первичка оформлена не на компанию, а на самого подотчетника-директора, то обычно на практике проверяющие расценивают такие суммы доходом работника (как скрытое вознаграждение, неофициальная зарплата) (чт. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Поэтому, чтобы использовать такие ценности в компании, вам придется купить их у директора. Тогда вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

Можете, конечно, поспорить с контролерами в судебном порядке. И попробовать обосновать возмещение как компенсацию, выплаченную работнику. Однако, судьи скорее всего встанут на сторону проверяющих. Так как при принятии решений они обычно руководствуются позицией ВАС, в соответствии с которой подотчетные суммы, не подтвержденные оправдательными бумагами, являются доходом сотрудника (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).

Документы для возмещения генеральным директором — единственным учредителем расходов в интересах ООО

Добрый день!
Несколько дней читаю все схожие темы, но так и не нашёл окончательного ответа.

ООО (ОСНО), Ген. директор — единственный учредитель, других работников нет.
ООО зарегистрировал, начал деятельность, денег в фирме не было, тратил свои наличные и с кред. карты, с надеждой впоследствии компенсировать.

Понимаю, сам виноват, что запустил, но по другому не получилось. Теперь пытаюсь разгребать, прошу подсказки:

Изначально планировал так: Займ ->ПКО -> Заявление на подотчет -> РКО -> Авансовый отчет -> затем (как появятся деньги в кассе) выписываю РКО (возврат займа).
Попробовал этот вариант — получается трудоёмко и «бумагоемко», т.к. множество операций за пол года накопилось по одной-две в день. Ну и разумеется всё это придется делать задним числом, со всеми вытекающими, поэтому этот вариант пытаюсь исключить, ищу альтернативу.

Понравился вариант из темы «Как правильно оформить покупки, совершенные работником для организации, но за свой счет». Однако у меня ситуация, когда все «деяния» совершает только ген. дир., т.е. ситуация описанная в теме: «Доверенность для генерального директора на совершение покупок от имени организации» — т.о. доверенности быть не может.

Пытаюсь воплотить это всё на бумаге и в «Бухгалтерии.Контур» (профи версия), но возникают вопросы, и не уверен, правильные ли док-ты я оформляю: (может быть что-то забыл, или наоборот Авансовый отчет ненужен?)

Получается такая картина:
1) Ген. дир. (т.е. я) купил за свои деньги товар/услугу.
2) Пишу на своё же имя «Заявление на возмещение потраченных денежных средств», с приложением чеков.
3) Заполняю «Авансовый отчет». Нужно это или нет, не могу понять, и вообще можно ли заполнять Авансовый отчет, если аванс не получал? Если нужно, то что писать в поле «Назначение аванса»? То на что были потрачены ещё не выданные деньги, или что-то вроде «Компенсация/возмещение»?
4) Выписываю РКО. Что писать в поле «Основание»?

На самом деле, это самый безопасный вариант!
Для снижения трудоемкости советую не разбивать всё по одной покупке.
В начале месяца — заём и выдача под отчет, в конце месяца авансовый отчет. Даже, если при этом какие-то копейки (рубли, тысячи рублей) остануться неизрасходованы (или, наоборот, перерасходаны), это совершенно нормальная ситуация (хуже, когда в начала месяца выдано копейка в копейку с авансовым отчетом в конце месяца — подозрительно. ). В следующем месяце снова берете заём и выдаете под отчет.

Да, с юридической точки зрения там всё правильно. Но на практике к предлагаемым в статье вариантам прибегают немногие.
В основном, практикуется вариант: купил — авансовый отчет — выдача «перерасхода по авансовому отчету» (когда появляются деньги, конечно). В большинстве случаев налоговики к такому варианту относятся благосклонно. Поскольку привыкли уже.
Но риски этого варианта, описанные в статье, безусловно остаются.
Как ни странно, но и описанные в статье способы иногда воспринимаются налоговиками с неприятием и возникают споры.
Поэтому я в самом начале и написал, что вариант с займом — наиболее безопасный.

Цитата (y4kydyk): Пытаюсь воплотить это всё на бумаге и в «Бухгалтерии.Контур» (профи версия), но возникают вопросы, и не уверен, правильные ли док-ты я оформляю: (может быть что-то забыл, или наоборот Авансовый отчет ненужен?)

Получается такая картина:
1) Ген. дир. (т.е. я) купил за свои деньги товар/услугу.
2) Пишу на своё же имя «Заявление на возмещение потраченных денежных средств», с приложением чеков.
3) Заполняю «Авансовый отчет». Нужно это или нет, не могу понять, и вообще можно ли заполнять Авансовый отчет, если аванс не получал? Если нужно, то что писать в поле «Назначение аванса»? То на что были потрачены ещё не выданные деньги, или что-то вроде «Компенсация/возмещение»?
4) Выписываю РКО. Что писать в поле «Основание»?

Я бы, честно говоря, поменял местами 2 и 3. Т.е. сначала авансовый отчет, а затем заявление. Или, еще лучше, вместе. И чеки, конечно, лучше к авансовому отчету прикладывать.
Назначение аванса — приобретение того, что приобрели.
Основание для РКО — «компенсация хозяйственных расходов»
На самом деле, не важно точное название. Главное, чтобы была понятна суть операции.

Еще по теме:

  • Уголовный кодекс рк 2018 года статьи Уголовный Кодекс РКСтатья 194. Вымогательство 1. Вымогательство, то есть требование передачи чужого имущества или права на имущество или совершения других действий имущественного характера […]
  • Займ денег у теле2 Займ денег у теле2 Одним из главных приоритетов Теле2 является предоставление бесперебойной связи и доступа в интернет при любых условиях, даже если на счёте абонента закончились деньги. […]
  • Купить конфискованное имущество в екатеринбурге Непрофильные активы, залоговое, арестованное и конфискованное имущество от банков в регионе Екатеринбург (Свердловская область) Продажа непрофильных активов, залогового имущества от банков […]
  • Практика по ст 154 ук рф Статья 154. Незаконное усыновление (удочерение) СТ 154 УК РФ. Незаконные действия по усыновлению (удочерению) детей, передаче их под опеку (попечительство), на воспитание в приемные семьи, […]
  • Мировой суд участок 408 Мировой суд участок 408 Фаюстова Мария Михайловна Телефон: 8(495) 408-23-95 Руководитель аппарата мирового судьи Захарчук Анна Александровна секретарь суда Пестова Ксения […]
  • Ст 265 кзот Кодекс законов о труде Украины Статья 265. Ответственность за нарушение законодательства о труде Должностные лица органов государственной власти и органов местного самоуправления, […]