Проводки по удержанию из заработной платы при увольнении

Оглавление:

Проводки по удержанию из заработной платы при увольнении

Вопрос: При увольнении сотрудника из заработной платы за июль была удержана сумма за 14 дней отпуска, которые были предоставлены авансом в мае текущего года. Как отразить операцию в учете?

Ответ от 2 8 .08.2017

Согласно пп. 220, 221 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), для учета расчетов по суммам задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении работника используется счет 209 30 «Расчеты по компенсации затрат».

Руководствуясь Указаниями, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, суммы возмещения неотработанных дней отпуска при увольнении отражаются по статье 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» КОСГУ в качестве компенсации затрат государственных (муниципальных) учреждений.

Корреспонденции счетов для отражения задолженности сотрудника за неотработанные дни отпуска приведены в п. 4 письма Минфина России от 09.11.2016 № 02-06-10/65506. При этом также необходимо способом «красное сторно» скорректировать суммы ранее начисленных отпускных, НДФЛ и страховых взносов.

Таким образом, удержание задолженности за неотработанные дни отпуска из заработной платы работника при его увольнении отражаются записями:

Дебет Х 109 ХХ 211 (Х 401 20 211) Кредит Х 302 11 730 – скорректирована способом «красное сторно» сумма начисленных отпускных (п. 128 инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, далее – Инструкция № 174н);

Дебет Х 302 11 830 Кредит Х 303 01 730 – скорректирована способом «красное сторно» сумма НДФЛ (п. 131 Инструкции № 174н);

Дебет Х 109 ХХ 213 (Х 401 20 213) Кредит Х 303 ХХ 730 – скорректирована способом «красное сторно» сумма начисленных страховых взносов (п. 131 Инструкции № 174н);

Дебет Х 302 11 830 Кредит Х 206 11 660 – отражена задолженность работника способом «красное сторно» (п. 102 Инструкции № 174н);

Дебет Х 209 30 560 Кредит Х 206 11 660 – отражено требование по возмещению неотработанных дней отпуска (п. 109 Инструкции № 174н);

Дебет Х 109 ХХ 211 (Х 401 20 211) Кредит Х 302 11 730 – начислена заработная плата за июль (п. 128 Инструкции № 174н);

Дебет Х 302 11 830 Кредит Х 304 03.730 – удержана из заработной платы за июль задолженность за неотработанные дни отпуска (п. 139 Инструкции № 174н);

Дебет Х 304 03 830 Кредит Х 209 30 660 – исполнено обязательство сотрудника по возмещению задолженности за неотработанные дни отпуска (п. 140 Инструкции № 174н).

Размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

Как задать вопрос

Удержание из заработной платы за несданную спецодежду: проводки

Цитата (Статья С.Гулиевой, опубликованная в журнале «Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение», 2009, N 1.): Следует заметить, что выданная спецодежда является собственностью учреждения и при увольнении работника подлежит возврату. Отметка о возврате выданной ранее спецодежды производится в личной карточке работника и в документах складского учета. Если при увольнении работник сдал спецодежду, срок носки которой не истек, то комиссия определяет процент ее износа. При повторной выдаче бывшей в употреблении спецодежды срок носки исчисляется с учетом установленного процента износа. В том случае, если работник не хочет возвращать спецодежду, необходимо издать приказ об удержании ее остаточной стоимости из его заработной платы либо о внесении денежных средств в кассу учреждения.

Примечание. Сумма удержания за спецодежду не должна превышать 20% от дохода сотрудника (ст. 138 ТК РФ).

Ситуации, когда стоимость спецодежды подлежит взысканию с работника, вызывают много вопросов. Налоговые органы рассматривают такое взыскание не как возмещение понесенных расходов, а как реализацию спецодежды.
Позиция Минфина, изложенная в Письме от 22.04.2005 N 03-04-11/87, такова: форменная одежда является собственностью организации и подлежит возврату при увольнении работника, его переводе на другую работу (для которой данная форменная одежда не требуется), а также по окончании срока носки взамен получаемой новой форменной одежды. Если работником по согласованию с организацией в указанных случаях форменная одежда не возвращается, то право собственности (владения, пользования и распоряжения) на нее переходит к работнику. Такую передачу права собственности для целей применения НДС нужно рассматривать как операцию по реализации форменной одежды, подлежащую обложению налогом в общеустановленном порядке.
Из изложенных норм следует, что налоговое законодательство разграничивает понятия «форменная одежда» и «спецодежда», однако если учесть позицию Минфина по сходному вопросу о форменной одежде, то аналогичная точка зрения по обложению НДС спецодежды представляется правомерной.
Вместе с тем арбитражная практика складывается в пользу налогоплательщиков. В Постановлении от 15.02.2007 N А33-1973/04-С3-Ф02-326/07-С1 ФАС ВСО указал, что спецодежда передается работникам бесплатно и подлежит возврату при увольнении. Ее стоимость возмещается работодателю только в случае компенсации убытков. При таких обстоятельствах судебные инстанции пришли к выводу, что налоговый орган не доказал факт реализации одежды работникам и наличия оснований для начисления налога. Аналогичное решение изложено в Постановлении ФАС СКО от 13.06.2006 N Ф08-2417/2006-990А.

Цитата (Инструкция 183н): Счет 030403000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»

167. Операции по удержанию сумм заработной платы, выплат по оплате труда, стипендий, отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030211000, 030212000, 030213000, 030262000, 030263000, 030291000) и кредиту счета 030403000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».

Проводки по удержанию за неотработанные дни отпуска при увольнении

В расчетах с сотрудниками предприятия нередко встречается ситуация, когда увольняется работник, отгулявший отпуск авансом. Практически во всех случаях, когда такое происходит, работодатель имеет право удержать переплаченную сумму.

Экономический смысл удержания

По законодательству работник может воспользоваться отпуском за первый год спустя полгода после приема на работу. В последующие годы отпуск может быть использован в любое время. Единственное условие — продолжительность одной части не менее 14 дней. Оставшиеся части можно разбивать в произвольном порядке.

При увольнении работника, организация обязана в последний день произвести с ним окончательные расчеты. При неиспользованном до конца отпуске, работнику выплачивается компенсация за оставшиеся положенные ему дни. В противоположной ситуации, когда работник использовал до конца отпуск за год, а увольняется до его окончания, работодатель имеет право удержать оплату за дни отпуска, отгулянного авансом.

При выплате отпуска авансом и последующем увольнении до окончания рабочего года, у работника образуется задолженность перед работодателем. С целью погашения этой задолженности и производится удержание. Стоит иметь в виду, что с сотрудника возможно удержать не более 20 % от общей выплаты.

Суммы удержанного отпуска влияют на расчеты по страховым взносам, НДФЛ и налогу на прибыль.

Принципы расчета отпускных выплат

  • очередной оплачиваемый;
  • дополнительный (оплачиваемый);
  • учебный отпуск;
  • по беременности и родам, и др.

В нашем случае рассматривается только один вид отпуска — очередной.

Сумму выплачиваемых отпускных можно представить формулой:

Среднедневной заработок (СДЗ) * Количество дней отпуска (КолД).

Основной задачей здесь является вычисление СДЗ. Для его расчета берется начисленная ЗП за 12 месяцев до отпуска, деленная на число отработанных дней.

Если стаж работника в организации меньше года, берется отношение числа месяцев с момента приема к фактически отработанному времени (количеству дней).

В сумму начисленной зарплаты входят все выплаты, включенные в систему оплаты труда. То есть, все социальные выплаты, компенсации проезда или питания, в расчете среднего заработка за период не участвуют.

В общем виде формула расчета отпускных выглядит так:

В том случае, когда у работника все дни за период отработаны полностью, формула вычисления числа рабочих дней выглядит гораздо проще: среднее количество календарных дней — 29,3, умножить на 12 месяцев.

Пример отражения удержания за «авансовый» отпуск

Отпуск использован в году увольнения

10.04.2015 в ООО «Промснабкомплект-СИ» уволился сотрудник. На момент увольнения им было использовано 14 дней неотработанного отпуска. Оклад сотруднику установлен в размере 45000 рублей.

Начисление за отпуск авансом составило 21000 рублей.

Удержание компенсации за использованный отпуск при увольнении

Удержание за отпуск.jpg

Похожие публикации

Отпуск может быть предоставлен работнику в полном объеме после полугода работы на предприятии, или раньше, если не возражает руководство. В этой ситуации часть отдыха дается человеку авансом, если же на протяжении расчетного года сотрудник уволится, он должен будет возместить оплаченные, но не заработанные им дни отпуска. Всегда ли действует это правило, и на какое возмещение может рассчитывать работодатель, рассмотрим далее.

Удержание отпускных при увольнении: правовые основания

Работодатель может взыскать с работника часть «авансовых» отпускных, если на дату увольнения право на полный отпуск у него не появилось. Такое право предоставлено работодателю статьей 137 ТК РФ. Работник, при наличии оснований на частичный возврат суммы отпускных, может возместить средства добровольно, внеся их в кассу или на расчетный счет. Допускается и удержание излишней части отпускных из причитающейся при увольнении заработной платы. Но нельзя удерживать выплаченные авансом отпускные, если:

  • увольнение наступило в результате отказа должностного лица перевестись на другое рабочее место по медицинским показаниям;
  • должность увольняемого попала под сокращение;
  • расторжение договора инициировано работодателем по причине ликвидации компании или при смене собственника;
  • физическое лицо было восстановлено в должности решением судебного органа;
  • специалист вынужден покинуть рабочее место из-за призыва на воинскую службу;
  • у увольняемого имеется медицинское заключение о признании его нетрудоспособным, что повлекло за собой уход с работы;
  • причиной увольнения стала смерть ИП-работодателя.

В то же время работодателям нужно помнить, что максимальная сумма всех удержаний ограничена 20% от каждой причитающейся зарплаты (ст. 138 ТК РФ). Превышать этот предел нельзя даже при наличии согласия работника об удержании полной суммы.

Обратите внимание, что согласно ст. 138 ТК РФ, отпускные из зарплаты удержать можно только после налогообложения НДФЛ. Также следует принять во внимание, что в первую очередь работодатель, при наличии на то оснований, обязан рассчитать и удержать из заработка суммы алиментов и прочих взысканий по исполнительным листам: возмещение вреда, причиненного здоровью или в связи со смертью кормильца, морального вреда и вреда, причиненного преступлением (пп. 1 п. 1 ст. 111 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ). Только после удержания указанных сумм работодатель может взыскивать «авансовые» отпускные с увольняющегося работника, и то, если общий размер всех вычетов не превысит 20% от зарплаты.

Работник не обязан возвращать отпускные в полной сумме, даже если условие об обязательном возмещении переплаты по «неотработанным» отпускным включено в локальный акт (трудовой, коллективный договор и т.п.). Поскольку это противоречит статье 9 ТК РФ и ухудшает положение работников, применению такие локальные нормы не подлежат.

Если работодатель при увольнении работника не удержал с него сумму «авансовых» отпускных, или удержал ее не полностью, шанс получить такое возмещение через суд равен нулю. Поскольку работодатель не вправе превысить 20-процентный лимит удержания из зарплаты увольняющегося работника, оставшуюся часть отпускных работник может вернуть в кассу или на счет работодателя добровольно. Но если у уволившегося такого желания нет, взыскать с него задолженность уже нельзя.

Нужно учесть, что если раньше вопрос принудительного взыскания отпускных считался спорным и суды все же могли принимать решение в пользу работодателя, то сейчас вывод о невозможности взыскания – однозначная позиция Верховного Суда РФ, которой обязаны следовать суды общей юрисдикции: задолженность за дни отпуска, полученные авансом, взысканию в судебном порядке не подлежит, в том числе и в случае, когда работодатель не смог ее удержать вследствие недостаточности суммы заработка, причитающегося при увольнении (определение ВС РФ от 25.10.2013 № 69-КГ13-6). Не дает права на взыскание «авансовых» отпускных и соглашение об их добровольном возврате, подписанное между работником и работодателем (определение ВС РФ от 14.03.2014 № 19-КГ13-18).

При определении периода переплаты, необходимо учитывать такие нюансы:

  • работник может претендовать на полный отпуск или компенсацию за него, если им было отработано 11 месяцев или больше;
  • при ликвидации компании начисление отпускных в полном объеме (за 28 дней) возможно в отношении лиц, чей стаж составляет более 5,5 месяцев;
  • подсчет количества заработанных дней отпуска ведется пропорционально фактически отработанному времени.

Вовсе без удержания можно обойтись, если работодатель простит долг увольняемому работнику. При этом составляется соглашение о прощении задолженности, а необоснованно выданные авансом отпускные исключаются из налоговой базы по налогу на прибыль. Корректировать базу по НДФЛ и страховым взносам не нужно (Письмо УФНС г. Москвы № 20-12/061148 от 30.06.2008 г.).

Удержание компенсации за использованный отпуск при увольнении: памятка бухгалтеру

Удержание осуществляется бухгалтером на основании приказа руководителя. Алгоритм действий следующий:

  1. Выводится количество незаработанных, но оплаченных дней отдыха.
  2. Уточняются данные по среднему дневному доходу.
  3. Подсчитывается сумма выплаченных авансом отпускных к возврату.

На первом этапе для определения числа незаработанных дней применяют формулу:

Количество использованных дней оплачиваемого отдыха – (Действующая на предприятии длительность очередного отпуска в днях / 12 х Число месяцев фактически отработанных у данного работодателя).

Средний заработок для дальнейших расчетов равен значению, которое было основой для начисления авансовых отпускных. Сумма, подлежащая взысканию, определяется путем перемножения среднедневной зарплаты с количеством дней неотработанного отпуска.

Например, работник перед увольнением отгулял полный отпуск (28 дней), из которого авансом было предоставлено 11 дней. Средний дневной заработок на момент выплаты отпускных составил 1115,55 руб., зарплата за последний отработанный месяц равна 32 050,46 руб. Расчеты:

  • сумма переплаты равна 12 271,05 руб. (1115,55 х 11 дн.); НДФЛ, удержанный с нее ранее — 1595 руб. (12 271,05 х 13%). После вычета НДФЛ сумма по отпускным к возврату составляет 10 676,05 руб.
  • максимальный размер удержаний при увольнении находится на уровне 5576,69 руб., что соответствует 20% от зарплаты после ее корректировки на НДФЛ ((32 050,46 — (32 050,46 х 13%)) х 20%);
  • 5576,69 руб. будут удержаны с работника при выдаче ему расчета, а остаток средств в сумме 5099,36 руб. (10 676,05 — 5576,69) работник добровольно вернул в кассу работодателя.

В момент удержания бухгалтер делает в учете записи:

  • Д20 (или 26, 44) – К70/Зарплата – начислен доход за последний отработанный месяц;
  • Д70/Зарплата – К68/НДФЛ – удержан НДФЛ с зарплаты за последний месяц;
  • Д20 (или 26, 44) – К70/Отпуск, сторно – откорректированы расходы на сумму «авансовых» отпускных;
  • Д70/Отпуск – К68/НДФЛ, сторно – откорректирован подоходный налог с «авансовых» отпускных;
  • Д70/Зарплата – К70/Отпуск – удержана из зарплаты часть авансовых отпускных;
  • Д70/Зарплата – К50 (или 51) – выдача заработной платы при расчете уволенного работника за минусом удержания;
  • Д50 (или 51) – К70/Отпуск – работник добровольно вернул часть «авансовых» отпускных.

Напомним, что при расторжении трудового договора работнику полагается выплата заработка за отработанный в последнем расчетном периоде интервал, а также компенсация за «неотгулянные» дни отпуска (если они имеются). Невыплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении является нарушением трудового права. В этой ситуации физическое лицо может обратиться в трудовую инспекцию и в прокуратуру для получения полной суммы возмещения. Удержание за неиспользованный отпуск при увольнении проводки не отражают, так как в этом случае не возникает оснований для подобного взыскания. К возврату могут заявляться только авансовые отпускные суммы, ранее выданные работнику.

Удержание отпускных при увольнении

Проработав незначительное время после отпуска, работник сообщил, что увольняется. Работник находился в отпуске больше, чем ему положено. Нужно ли производить удержание излишне начисленных отпускных?

Согласно действующему законодательству право работника на ежегодные основной и дополнительные отпуска полной продолжительности в первый год работы возникает по окончании шести месяцев непрерывной работы на таком предприятии (ч. 1 ст. 79 КЗоТ и ч. 5 ст. 10 Закона об отпусках 1 ). Право работника на ежегодные отпуска за второй и последующие годы работы может быть предоставлено работнику в любое время соответствующего рабочего года (ч. 3 ст. 79 КЗоТ и ч. 9 ст. 10 Закона об отпусках).

1 Закон Украины от 15.11.96 г. №504/96-ВР «Об отпусках».

Поэтому ситуация, описанная в вопросе, возможна как в первый, так и в любой последующий год работы, и является довольно типичной.

В соответствии с п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗоТ и ч. 1 ст. 22 Закона об отпусках, при увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже получил отпуск полной продолжительности, для покрытия его задолженности владелец или уполномоченный им орган осуществляет отчисления из заработной платы за дни отпуска, предоставленные в счет неотработанной части рабочего года. Но из этого правила есть исключения (см. таблицу 1), предусмотренные тем же п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗоТ и ч. 2 и ч. 3 ст. 22 Закона об отпусках.

Случаи, когда удержание выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска при увольнении не проводится

Рассматривая данную ситуацию с позиции работника, заметим, что при последующем увольнении по основаниям, указанным в таблице (в частности, заслуживают внимания сокращение, отказ от изменения существенных условий труда, перевод), работнику выгоднее сначала получить отпуск полной продолжительности за текущий рабочий год, поскольку при увольнении отпускные за неотработанный период удержаны не будут.

Удержание с работника сумм отпускных, выплаченных за неотработанную часть рабочего года, как правило, производится на основании приказа об увольнении. В учете удержание таких сумм проще всего отражать сторнированием начисленных отпускных, ведь, по сути, их начисление в определенное время оказалось излишним, поскольку работник не отработал положенный срок и утратил право на соответствующую часть выплат.

Пример Иванивская В. Н., получившая с 1 по 24.08.2009 г. отпуск полной продолжительности 24 к. д. за рабочий год с 13.05.2009 г. по 12.05.2010 г., с выплатой за данный период отпускных в сумме 158,62 грн х 24 к. д. = 3806,88 грн, подала заявление об увольнении ее с должности 15.03.2010 г. (158,62 грн — среднедневной заработок).

Отработанный период рабочего года — с 13.05.2009 г. по 15.03.2010 г., то есть 10 мес. и 2 дня, что соответствует 20 к. д. ежегодного отпуска. Приказ об увольнении Иванивской В. Н. с формулировкой об удержании с нее отпускных за неотработанные 4 к. д. в сумме 158,62 грн х 4 к. д. = 634,48 грн приведен в образце. Учет начисления отпускных и удержания излишне начисленных их сумм см. в таблице 2.

Учет начисления отпускных и удержания излишне начисленных их сумм

Проводки по удержанию за неотработанные дни отпуска при увольнении

В расчетах с сотрудниками предприятия нередко встречается ситуация, когда увольняется работник, отгулявший отпуск авансом. Практически во всех случаях, когда такое происходит, работодатель имеет право удержать переплаченную сумму.

Экономический смысл удержания

По законодательству работник может воспользоваться отпуском за первый год спустя полгода после приема на работу. В последующие годы отпуск может быть использован в любое время. Единственное условие — продолжительность одной части не менее 14 дней. Оставшиеся части можно разбивать в произвольном порядке.

При увольнении работника, организация обязана в последний день произвести с ним окончательные расчеты. При неиспользованном до конца отпуске, работнику выплачивается компенсация за оставшиеся положенные ему дни. В противоположной ситуации, когда работник использовал до конца отпуск за год, а увольняется до его окончания, работодатель имеет право удержать оплату за дни отпуска, отгулянного авансом.

При выплате отпуска авансом и последующем увольнении до окончания рабочего года, у работника образуется задолженность перед работодателем. С целью погашения этой задолженности и производится удержание. Стоит иметь в виду, что с сотрудника возможно удержать не более 20 % от общей выплаты.

Суммы удержанного отпуска влияют на расчеты по страховым взносам, НДФЛ и налогу на прибыль.

Принципы расчета отпускных выплат

  • очередной оплачиваемый;
  • дополнительный (оплачиваемый);
  • учебный отпуск;
  • по беременности и родам, и др.

В нашем случае рассматривается только один вид отпуска — очередной.

Сумму выплачиваемых отпускных можно представить формулой:

Среднедневной заработок (СДЗ) * Количество дней отпуска (КолД).

Основной задачей здесь является вычисление СДЗ. Для его расчета берется начисленная ЗП за 12 месяцев до отпуска, деленная на число отработанных дней.

Если стаж работника в организации меньше года, берется отношение числа месяцев с момента приема к фактически отработанному времени (количеству дней).

В сумму начисленной зарплаты входят все выплаты, включенные в систему оплаты труда. То есть, все социальные выплаты, компенсации проезда или питания, в расчете среднего заработка за период не участвуют.

В общем виде формула расчета отпускных выглядит так:

В том случае, когда у работника все дни за период отработаны полностью, формула вычисления числа рабочих дней выглядит гораздо проще: среднее количество календарных дней — 29,3, умножить на 12 месяцев.

Пример отражения удержания за «авансовый» отпуск

Отпуск использован в году увольнения

10.04.2015 в ООО «Промснабкомплект-СИ» уволился сотрудник. На момент увольнения им было использовано 14 дней неотработанного отпуска. Оклад сотруднику установлен в размере 45000 рублей.

Начисление за отпуск авансом составило 21000 рублей.

Еще по теме:

  • Административные наказания виды и их содержание Статья 3.2. Виды административных наказаний Статья 3.2. Виды административных наказаний См. комментарии к статье 3.2 КоАП РФ 1. За совершение административных правонарушений могут […]
  • Федеральный закон 261-фз статья 16 261 Федеральный Закон с изменениями В Российской Федерации одной из проблем остается энергосбережение. Главной задачей для нашей страны является уменьшение потребления энергоресурсов и […]
  • Заявление на возврат ндфл 2014 год Образец заявления на возврат НДФЛ Закажите у нас подготовку пакета документов для получения вычета по разумной цене Перечни документов для получения налоговых вычетов Письмом ФНС от […]
  • Договор коммерческого залога Закон ЭР от 05.06.1996 (ред. от 21.11.2007) "О КОММЕРЧЕСКОМ ЗАЛОГЕ" (Объявлен Президентом ЭР 20.06.1996) Архив постановлением Президента Республики от 20 июня 1996 г. N 734 ЗАКОН О […]
  • Покупка дома нижний тагил Продажа домов в Нижнем Тагиле этажей 1 , рубленый электричество этажей 1 , соток 22 , рубленый электричество этажей 1 , соток 4 , рубленый электричество этажей 1 , соток 6 , […]
  • Какой закон об инвентаризации Инвентаризация основных средств: оформление Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ рассказали как правильно отражать основные средства в инвентаризационных ведомостях по форме № […]