Как отправить ценное письмо с описью по почте

Оглавление:

Письма в государственные органы и организации

В государственные органы можно отправлять заказные письма с уведомлением о вручении и ценные письма с описью вложения.

Для отправки большого объема бумаг можно отправить бандероль.

Если отправить заказное письмо с уведомлением о вручении, после доставки письма адресату вы получите по почте бланк уведомления с подписью адресата. Этот бланк служит подтверждением, что письмо действительно вручено в конкретный день. Это важно для отправки уведомлений или запросов в госорганы. Узнать больше об уведомлении о вручении

Если отправить ценное письмо с описью вложения, у вас останется бланк описи, заверенный сотрудником Почты, в котором перечислено содержимое письма и дата отправки. Этот бланк подтверждает, какие документы, когда именно и куда вы отправили. Узнать больше об описи вложения

Чтобы узнать, какой тип письма вам нужен, посмотрите в требованиях государственного органа, куда вы направляете документы.

Если вы не знаете, какой тип письма выбрать, — отправляйте ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Так у вас останется как юридическое подтверждение содержимого и даты отправки, так и подтверждение факта вручения.

Ценное письмо с описью вложения или заказное с уведомлением? Как правильно отправить претензию по почте?

Договорные отношения подразумевают исполнение сторонами своих обязательств в полном объеме. Если же одна из сторон, назовём её обидчиком, допустила нарушение условий договора, то потерпевший начинает принимать меры по устранению противоречий. В большинстве случаев спор можно разрешить и до суда, тем более в большинстве гражданско-правовых споров важно соблюсти претензионный (досудебный) порядок их урегулирования, без чего арбитражный суд вернёт исковое заявление назад.

Обычно «разбор полётов» начинается с вручения претензии (жалобы) обидчику, которую передать лично зачастую невозможно или очень сложно. Причины могут быть разные: стороны географически далеко друг от друга; состояние здоровья потерпевшего не позволяет ему посетить лично обидчика; последний отказывается принимать претензию и так далее. На помощь приходит почта, отделение которой есть практически в каждом населённом пункте. В статье мы рассмотрим, как правильно отправить претензию по почте, какие виды почтовых отправлений используются для этих целей, и какой из них будет наиболее предпочтительным?

Заказное письмо с уведомлением о вручении

Любое заказное письмо – это регистрируемое почтовое отправление (РПО). Это значит, все этапы его прохождения от места приема до места вручения адресату фиксируются документально (каждому РПО присваивается трек-номер для отслеживания), а сам факт вручения можно доказать, запросив соответствующие сведения у Почты России (письма вручаются адресату с распиской о получении). Но если вдруг дело дойдет до судебного разбирательства, то такой запрос может отнять время и затянуть рассмотрение дела. Поэтому рекомендуется любое претензионное письмо отправлять с уведомлением о вручении.

Уведомление представляет собой специальный почтовый бланк (для отправлений по России – форма 119), на котором в момент вручения ставится подпись получателя. Оно отправляется вместе с письмом, а затем возвращается отправителю с распиской в получении, пометкой почты и подписью сотрудника, осуществившего вручение.

Уведомления, как и письма, могут быть простыми и заказными. Простая карточка проследует обратный путь к отправителю аналогично простому письму – ее нигде не учитывают и не регистрируют, просто опустят в почтовый ящик. Заказное же уведомление нужно получать на почте, но при этом будет устранен риск его утраты за счет приписки к документам по всем этапам следования.

При поступлении заказной корреспонденции в почтовое отделение по месту нахождения адресата, письмо доставляется в адрес юридического лица (порядок доставки определяется договором между ним и оператором почтовой связи) или в почтовый абонентский ящик организации опускается извещение. Извещение представляет из себя специальный бланк (форма 22), который призван информировать получателя о том, что на его имя (или адрес компании) имеется регистрируемое почтовое отправление. В этом случае заказные письма вручаются в отделениях почтовой связи при предъявлении извещения, а также паспорта и доверенности (если получатель представляет юр. лицо).

Отправляя заказное письмо с уведомлением, вы обеспечите неоспоримое доказательство, что ваше заявление (или претензия) было доставлено в адрес получателя. Однако здесь нельзя исключать возможность, что в ходе судебного разбирательства получатель заявит о получении от потерпевшего конверта с чистым листом или с совершенно иной информацией, в общем, скажет, что в глаза не видел претензии.

Действительно, сам факт вручения заказного письма с уведомлением о вручении еще не говорит о том, что там действительно была претензия, а не объяснение в любви или пожелание долгой и счастливой жизни. И если гарантия вручения является несомненным преимуществом заказных отправлений, то отсутствие доказательной базы относительно вложения – неоспоримый минус. Поэтому для грамотного решения спорных вопросов лучше отправить заявление письмом с объявленной ценностью.

Ценное письмо с описью вложения и уведомлением

Ценное письмо (с объявленной ценностью) также относится к РПО и защищено от рисков утраты в пути по вине работников почты. При отправке такого письма обязательно указывается его «объявленная ценность» – это та сумма, которую выплатят отправителю в случае повреждения корреспонденции или ее утраты в результате форс-мажорных обстоятельств.

Ценные письма вручаются исключительно в почтовых отделениях по предъявлении извещения. Доставка и вручение по месту нахождения организации или по месту проживания физического лица невозможны.

Уведомление о вручении, как и в случае с заказной корреспонденцией, будет свидетельствовать о факте получения адресатом письма. Но проблема с доказыванием содержания этого письма останется открытой. Поэтому лучше будет отправить ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Опись вложения – специальный почтовый бланк (форма 107), который заполняется перед отправкой письма (такая «опция» возможна только для ценных писем и не применяется для заказных). В описи указываются наименования содержащихся в конверте документов и их количество.

Для отправки подобного письма необходимо подготовить конверт с вложенной в него претензией. Конверт НЕ НАДО запечатывать. Заполните на конверте все необходимые поля (адрес свой и получателя). Заполните два экземпляра бланка описи ф.107. Это можно сделать на сайте почты, после чего их можно распечатать. Или возьмите пустые отпечатанные бланки непосредственно в отделении, где их и заполните.

В столбце «Наименование предметов» вписываем наименование вашей претензии, например, «Претензия на отказ возврата части страховой премии после досрочного погашения». В столбце «Кол-во предметов» пишем 1 (единицу). А в столбце «Объявленная ценность, руб.» вписываем небольшую сумму в рублях (не более 10 рублей).

Что делает работник почты:

  • сверяет опись с содержимым письма;
  • на описи ставит заверительную подпись и печать с датой и индексом отделения;
  • один экземпляр описи возвращает отправителю;
  • претензию со вторым экземпляром описи запечатывает в конверт и оформляет прием почтового отправления.

Таким образом, будет подтверждено, что вы отправляли именно претензию, а не что-то другое или вовсе пустой лист. При этом всю ответственность за соответствие описи фактическому вложению несет работник почты, заверивший опись. Квитанция об оплате, опись и полученное уведомление о вручении будет неоспоримым доказательством отправки вами претензии обидчику. А компенсировать свои расходы можно будет за счёт получателя письма (если, конечно, отправитель выиграет суд).

Обратите внимание! Для того чтобы в дальнейшем вторая сторона не могла оспорить содержание претензионного письма, желательно при составлении описи указывать наиболее подробное наименование вложенных документов. Например, «Претензия по с требованием ».

Даже несмотря на наличие описи, адресат может открыть спор по поводу содержания полученного требования. Как можно бороться с оппонентом в этой ситуации? Очень просто – скачать с сайта Почты России бланк описи и заполнить его на компьютере. При этом в текст описи мелким шрифтом вносится содержание всей претензии. Тогда наименование вложенного документа будет выглядеть следующим образом: «Претензия следующего содержания: ».

Основным минусом ценных регистрируемых почтовых отправлений с описью является отсутствие гарантии их вручения. Вполне возможно, что послание вернется отправителю с пометкой об истекшем сроке хранения. Здесь главное – не распечатывать письмо, а сохранить его до суда. В процессе заседания можно предъявить судье конверт на обозрение и вскрыть в его присутствии. Это будет гарантированным доказательством отправки «того, что нужно» и ваших благих намерений.

Если же получатель будет утверждать, что ничего не получал, или получал, но не то, что вы ему отправляли, то бремя доказывания этих обстоятельств полностью лежит на нём. Судья в этом случае наверняка встанет на сторону отправителя.

Вышеописанными способами можно отправлять любые претензионные письма:

  • заявление в суд;
  • жалобы в Роспотребнадзор, прокуратуру, ФАС;
  • претензии в банк;
  • требования заемщикам и т.п.

Как правильно отправить претензию по почте? Дополнительные меры

Допустим, что все меры, направленные на доставку претензии по почте, выполнены. Но адресат упорно не желает получать письмо. Может, потому, что подозревает о его содержимом, а, может, всё гораздо банальнее. Работникам организации просто лень сходить на почту, или, как пишут в отзывах знающие люди, юр. лица оформляют доверенности на своих работников только на получение заказных писем (согласно типовому почтовому бланку доверенности), а вот про ценные, к сожалению, забывают или ленятся их составить. Как все-таки заставить вторую сторону получить отправление?

Первое, что на форумах рекомендуют сделать, – отправить вслед жалобе телеграмму. В тексте послания нужно указать, что вы отправили письмо по почте и просите ее получить (только укажите номер письма). Телеграмму вручают непосредственно адресату, без предварительных извещений о ее поступлении. Поэтому шансов, что ее не получат практически нет. Таким образом, вы надлежаще оповестите ответчика о поступлении претензии. А в случае его отказа получать заказное (или ценное) письмо это будет расценено как намеренное уклонение от исполнения обязательств.

Второй вариант – использовать ту же телеграмму как основное средство оповещения. В этом случае весь текст претензии прописывается в пересылаемом телеграфном сообщении. Но этот способ полноценно работает лишь в тех случаях, когда размер текста небольшой, т.е. занимает не более 1 листа. Правда, такой способ «влетит в копеечку». Как вариант, можно отправить только основную мысль претензии, выдержку из неё в нескольких слова, например: «Прошу сделать перерасчёт страховой премии и вернуть её часть в связи с полным досрочным погашением кредита».

Так как правильно отправить претензию по почте? Какой способ будет наиболее предпочтительным. Обсуждающие эту тему на различных форумах сходятся во мнении, что лучше ценного письма с описью и уведомлением пока не придумано. Можно попробовать все доступные варианты с дополнительными мерами, но самым надежным способом передачи претензий всё-таки остается их личное вручение обидчику (только не забываем получить копию с отметкой о вручении, как вариант, можно подготовить второй экземпляр претензии для этих целей). Здесь и сам факт вручения нельзя оспорить, и суть переданного послания не подвергается сомнениям.

Что такое письмо с описью вложения,

Уважаемая Любовь Юрьевна. Спасибо за предыдущий ответ. Пока не решилось ничего (выходные).Вы пишете что нужно еще одно письмо с описью вложения ! кому оно пишется, какого содержания, кто присутствует при вложении ? и вообще. что это такое ? Ответьте, пожалуйста, может завтра так сделаем. Спасибо.

Комментарии автора вопроса

Ответы юристов

В описи вложения указываются данные отправителя, получателя, дата отправки письма, а также перечень документов, которые отправляются по почте.

Опись вложения заполняется в двух экземплярах, и подается сотруднику почты вместе с документами, которые вы хотите отправить по почте. Конверт при этом не должен быть запечатан. Сотрудник почты должен проверить соответствие документов, которые отправляются по почте, описи вложения. После чего сотрудник почты ставит на описях вложения почтовый штамп. Один экземпляр описи он вкладывает в конверт вместе с документами и отправляет. Второй экземпляр описи вложения выдается вам на руки. Опись вложения является доказательством того, что Вы отправили по почте конкретные документы конкретному лицу (организации, учреждению и т.д.).

Бланки описи вложения вы можете взять на почте и заполнить на месте, а также можете сделать их самостоятельно в произвольной форме, и прийти на почту с уже готовыми.

Письмо с объявленной ценностью во многом схоже заказным: оно также отправляется через сотрудников почты, проходит взвешивание и оплачивается по определенным тарифам, а вручается адресату лично в руки. Но в данном случае отправитель может застраховаться от потери письма в процессе пересылки, указав (объявив) стоимость его содержимого.

Отличительные особенности ценного письма

В ценных письмах часто отправляются не только важные документы, но и ценные бумаги, а также другие бумаги, которые могут представлять материальную ценность.

При условии отправки по России это не требует особых разрешительных документов. В таких письмах можно отправлять компакт-диски, флэш-карты и даже антиквариат – правилами это не запрещено.

Но при этом желательно составить почтовую опись по особому образцу. В ней должна быть указана оценочная стоимость отправляемых предметов, и эта сумма будет выплачена отправителю в случае, если в письмом что-то случится.

В большинстве случаев люди желают переплатить за такую подстраховку, так как в письмах в основном пересылаются документы, не имеющие материальной стоимости, но важные для отправителя и получателя, которые в случае потери потребуют больших материальных и временных затрат на восстановление.

К таким документам относятся:

  • документы, удостоверяющие личность (в том числе – оригиналы паспортов);
  • дипломы и грамоты;
  • акции;
  • облигации государственных займов;
  • документы под судебным процессам и прочее.

Стоит отметить, что при отправке простой корреспонденции можно использовать простое письмо, стоимость которого будет несколько ниже, но отследить его место нахождения будет не возможно, да и внимание ему уделяется гораздо меньше. Заказное письмо уже можно будет отследить, так как ему присваивается специальный трек-код и уверенность в доставке у вас будет гораздо выше, ведь по получении адресат подписывает уведомление о вручении, однако описи вложения такое письмо не имеет.

Ограничение по объему и весу письма

По весу письмо с объявленной ценностью должно укладываться в нормы, предусмотренные для других видов писем. В пределах России можно отправлять такие письма, если их вес не превышает 100 граммов, если же содержимое отсылается в другие страны – допускается увеличение веса до 2 000 граммов.

Отправить документы и ценные бумаги в данном случае можно в одном из двух видов конвертов, которые продаются на почте. Их габариты оставляют 110х220 мм (евроконверт), 114х162 мм и 229 × 324 мм.

Как отправить ценное письмо

Эта сумма ничем не регламентируется, однако на практике люди стараются не указывать слишком большие цифры, придерживаясь реальной стоимости содержимого. Это объясняется тем, что три процента от объявленной ценности уплачиваются почтовому отделению в качестве комиссии. Поэтому страховать даже очень ценные бумаги на один миллион никто не будет, так как комиссионные в этом случае составят 30 000 рублей.

В конце процедуры оператор ставит на конверте штриховой почтовый идентификатор (ШПИ), по которому можно отследить судьбу отправленного письма. Этот идентификатор указывается на чеке, который выдается отправителю после оплаты услуг. С этого момента письмо принято к пересылке и зарегистрировано в базе данных «Почты России».

Как отследить письмо

Некоторые считают по поводу объявленной ценности что это – стопроцентная гарантия сохранности письма, которое обязательно будет доставлено адресату. Но в жизни могут произойти разные непредвиденные ситуации, и даже такое письмо, оплаченное по дорогому тарифу и поставленное на отслеживание, может затеряться при пересылке по вине сотрудников или по чистой случайности.

Облегчить поиск иногда помогает отслеживание по ШПИ. Для этого данный номер достаточно ввести на сайте «Почты России» в специальном поле сервиса, после чего вы получите информацию о том, на каком этапе пути письмо было зарегистрировано в последний раз.

Отслеживание производится вплоть до того момента, пока не будет вручено адресату. Об этом также можно узнать по ШПИ или по получении уведомления о доставке, которое оформляется заранее и за отдельную плату. Также вы можете воспользоваться услугами SMS-информирования: в этом случае сообщение о вручении письма придет на ваш сотовый телефон.

Опись вложения в ценное письмо

Добрый день, уважаемые читатели, сегодня мною будет представлен для скачивания бланк описи вложения в ценное письмо. В первую очередь такое предложение адресовано юристам, поскольку собственно их работа тесно связана с отправкой различного рода документов (претензий, исковых заявлений, протоколов разногласий, жалоб в правоохранительные органы и так далее).

В большей степени именно юридическая деятельность нуждается в постоянной необходимости иметь под рукой доказательства направления определенных документов. Эту функцию и выполняет опись вложения письма.

Чем отличается отправка ценного письма от простого заказного письма?

Все дело в том, что направление заказного письма имеет один существенный недостаток: его содержание никто не проверяет. Поэтому указанный момент может быть использован против вас. Приведу один пример из практики.

Истец отправил заказным письмом жалобу на действия судьи и приложил к ней копии документов, подтверждающих безосновательное затягивание сроков рассмотрения его дела. Несмотря на фактическое получение необходимой информации, Высшая квалификационная комиссия судей Украины прислала отказ, сославшись на то, что истцом не были предоставлены нужные доказательства. Отсутствие возможности подтвердить точный перечень направленных ранее документов привело к тому, что процедуру обжалования неправомерных действий представителя судебной власти пришлось проходить сначала.

Таким образом, важные юридические документы лучше всего направлять ценным письмом. Ведь при его отправке уполномоченный представитель почты сначала проверяет содержание конверта, потом соответствие содержания перечню документов, указанных в описи, и только после этого ставит на описи вложения штемпель почтового отделения с указанием даты отправки письма и скрепляет его своей подписью.

При отправке любого письма нужно указывать почтовый индекс отправителя и получателя. Узнать эту информацию можно на сайте Укрпочты. Для этого нужно лишь выбрать интересующий вас регион и уточнить место расположения адресата.

Бланк описи вложения в письмо

Как и обещал ранее, предлагаю вашему вниманию образец описи вложения в ценное письмо. Скачать бланк указанного документа для личного использования можно по этой ссылке.

Опись документов по форме Ф 107. Образец и бланк

Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы. Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России. Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения. Расскажем об описи подробнее.

Бланк описи вложения документов в ценное письмо

В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла. Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой. Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.

Что такое опись?

Опись – это список вложенного в конверт содержимого. Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г. N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений».
Вообще опись вкладывается в

Нас интересует последний пункт.

Чем нам выгодно такое почтовое отправление?

Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой.

Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.

Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность.

Как правильно заполнять бланк формы 107?

Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.

В форме 107 заполняются строки:

  1. таблица вложенных документов:
    • порядковый номер,
    • наименование,
    • количество штук,
    • объявленная ценность (в рублях);
  2. общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
  3. отправитель (ФИО или название юрлица);
  4. подпись отправителя.

Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом:

В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк. А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д. Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах.

Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!

Что такое объявленная ценность?

Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму. Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.

На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».

Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности.
За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности.

Как отправить письмо с описью вложения?

К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:

  • незапечатанным конвертом,
  • вложенными в него документами,
  • двумя заполненными бланками описи,
  • суммой денег в кошельке за пересылку.

Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате.

Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.

Где взять бланки описи формы 107?

Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России. Их можно взять с собой домой и лучше с запасом, на случай вынужденного перезаполнения бланка из-за совершённой ошибки.
Также бланк ф.107 доступен для скачивания на сайте почты России и у нас на странице.

Еще по теме:

  • Уголовный кодекс рк 2018 года статьи Уголовный Кодекс РКСтатья 194. Вымогательство 1. Вымогательство, то есть требование передачи чужого имущества или права на имущество или совершения других действий имущественного характера […]
  • Ищу работу юриста в якутске Работа юриста в Якутске По запросу работа юристом в Якутске на сайте HotWork.ru собрано 5 вакансий. За эту неделю добавлено 30 свежих вакансий. Успешно закрыто 25 вакансий. Новые вакансии […]
  • Как подать иск в суд на военкомат Как я в суд на военкомат подавал Я не особо хотел судиться с военкоматом, но суд был неизбежен, если я хотел оставаться в рядах диванной армии. Итак, на руках у меня была заветная выписка […]
  • Займ денег у теле2 Займ денег у теле2 Одним из главных приоритетов Теле2 является предоставление бесперебойной связи и доступа в интернет при любых условиях, даже если на счёте абонента закончились деньги. […]
  • Купить конфискованное имущество в екатеринбурге Непрофильные активы, залоговое, арестованное и конфискованное имущество от банков в регионе Екатеринбург (Свердловская область) Продажа непрофильных активов, залогового имущества от банков […]
  • Как вернуть отправленные деньги на qiwi Перевел деньги на карту мошенника — как вернуть? Всем известна пословица, гласящая, что бесплатный сыр может быть только в мышеловке. Однако почему-то не все ее вспоминают, когда […]