Доверенность на подпись факсимиле

Доверенность на подпись факсимиле

В практике широко распространены случаи, когда собственноручная подпись на договорах, первичных и банковских документах, а также на отчетности заменяется факсимильной. Однако не всегда это разрешено, что и проиллюстрирует предлагаемый материал.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАКСИМИЛЕ В ДОГОВОРАХ

Поскольку договоры чаще всего заключаются в письменной форме, необходимо руководствоваться ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. №435-IV (далее — ГК Украины), согласно которой использование при заключении договора факсимильной подписи разрешается, но при условии наличия между сторонами письменного соглашения, в котором должны присутствовать образцы собственноручных подписей лиц, уполномоченных на заключение договора. Сказанное выше применимо и к внешнеэкономическим договорам (контрактам) при условии, что они заключаются и исполняются в соответствии с законодательством Украины.

Нарушение данного правила может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным. По этому поводу в постановлении Высшего хозяйственного суда Украины (далее — ВХСУ) от 04.02.2013 г. по делу №1/126/2011 сказано следующее: «Для того чтобы договор считался заключенным, необходимо достижение сторонами согласия относительно всех его существенных условий как в установленном законом порядке, так и в установленной законом форме. Несоблюдение сторонами установленных законом порядка и формы достижения согласия относительно всех его существенных условий дает основания для вывода о незаключенности договора. Таким образом, как верно указано судами, в спорном договоре сторонами не было согласовано применение ответчиком факсимиле при его подписании, а поэтому данный договор нельзя считать заключенным». Если договор не заключен, то по нему нельзя взыскать штрафные санкции и причиненные убытки.

Использование факсимиле на первичных документах

До сих пор продолжаются дискуссии относительно того, можно ли использовать факсимиле на первичных документах. Причиной этому является коллизия между Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. №996-XIV (далее — Закон №996) и Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 г. №88 (далее — Положение №88). Статья 9 Закона №996 говорит о том, что одним из реквизитов первичного документа является личная подпись либо иные данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции. На основании данной нормы многие делают вывод о том, что использовать факсимиле при подписании первичных документов нельзя.

Примером тому является Обобщающая налоговая консультация по вопросам применения факсимиле при составлении первичных документов, документов бухгалтерской и налоговой отчетности, утвержденная приказом ГНС Украины №1047 от 22.11.2011 г.

Однако Положение №88 уже содержит не такие категоричные требования по отношению к способам подписания первичных документов. Согласно п. 2.5 этого Положения, использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, иными актами гражданского законодательства. Здесь прослеживается аналогия с использованием факсимиле при подписании договора: точно так же должно присутствовать соглашение сторон с образцами собственноручных подписей. Косвенным подтверждением тому является постановление ВХСУ от 31.01.2013 г. по делу №6/5009/7748/11. В рамках данного спора суд пришел к выводу о том, что поскольку акт оказанных услуг подписан с помощью факсимиле без наличия соответствующего соглашения между сторонами, он не может быть доказательством оказания услуг.

В пользу того, что первичный документ все-таки может быть подписан с использованием факсимиле, можно привести письмо Министерства финансов Украины от 27.02.2012 г. №31-08410-07-29/4796, постановление ВХСУ от 14.04.2011 г. по делу №07/2076, а также определение Высшего административного суда Украины (далее — ВАСУ) от 08.07.2010 г. по делу №К-3959/07.

Однако принимая во внимание риск возникновения конфликтных ситуаций с налоговыми органами по поводу использования факсимиле на первичных документах, рекомендуем все же отказаться от этого. Если в силу объективных причин без использования факсимиле не обойтись, рекомендуем составить соглашение об использовании факсимиле приблизительно следующего содержания.

к договору №_____

об использовании факсимильной подписи

_________________, именуемый в дальнейшем ___________, в лице ____________, действующий на основании _______________, и _________________, именуемый в дальнейшем ___________, в лице ____________, действующий на основании _______________, вместе именуемые «Стороны», составили настоящее соглашение о нижеследующем.

Стороны договорились использовать факсимильную подпись (факсимиле) при подписании изменений и дополнений к договору (дополнительных соглашений), а также при подписании первичных документов, составляемых в его исполнение.

Образцы собственноручных подписей лиц, уполномоченных подписывать изменения и дополнения к договору (дополнительные соглашения)

От ______________ (наименование стороны договора)

___________________ (Ф. И. О., должность)

От ______________ (наименование стороны договора)

___________________ (Ф. И. О., должность)

Образцы собственноручных подписей лиц, уполномоченных подписывать первичные документы

От ______________ (наименование стороны договора)

___________________ (Ф. И. О., должность)

От ______________ (наименование стороны договора)

___________________ (Ф.И.О., должность)

РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН

Очень часто налоговые органы ставят под сомнение право предприятия на расходы и налоговый кредит ввиду того, что первичные документы, полученные от контрагента, подписаны с использованием факсимиле. В этом случае можно привести следующие аргументы.

Аргумент 1. Изменения в п. 2.5. Положения №88, регулирующие порядок использования факсимильной подписи, были внесены позже принятия Закона №969. Исходя из теории права, данные положения не имеют приоритета. Кроме того, в части заполнения первичных документов нормы Положения №88 носят более специальный характер.

Аргумент 2. По мнению ВАСУ (письмо от 01.11.2011 г. №1936/11/13-11), само по себе наличие или отсутствие отдельных документов, а также ошибки в их оформлении не являются основанием для выводов об отсутствии хозяйственной операции, если из других данных следует, что фактическое движение активов или изменения в собственном капитале или обязательствах плательщика налогов в связи с его хозяйственной деятельностью имели место.

Аргумент 3. Плательщик налогов не может нести ответственности за ошибки в заполнении первичных документов, допущенные контрагентом. В качестве примера данного утверждения можно привести определение ВАСУ от 03.05.2012 г. по делу №К/9991/11271/12. В нем суд отмечает следующее: «Нарушение порядка заполнения товарно-транспортной накладной является нарушением, допущенным контрагентом истца во время заполнения данного документа, а не нарушением плательщиком (истцом по делу) налоговой дисциплины; ответственность за недостоверность и неполноту заполнения указанного документа возлагается на лицо, которое его заполнило. А поэтому следует согласиться с выводами апелляционного суда о том, что именно недостатки в заполнении этих первичных документов не могут служить препятствием для реализации плательщиком права на налоговую выгоду».

Однако для того чтобы воспользоваться данным аргументом в полной мере, налогоплательщику желательно иметь доказательства реальности осуществленной хозяйственной операции.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАКСИМИЛЕ НА ДОВЕРЕННОСТЯХ НА ПОЛУЧЕНИЕ ТМЦ

В настоящее время продолжает действовать Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная Приказом Министерства финансов Украины от 16.05.1999 г. Согласно п. 5 этой Инструкции, доверенность подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером, их заместителями либо иными уполномоченными руководителем лицами. То есть при подписании доверенности использование факсимиле не предусматривается.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАКСИМИЛЬНОЙ ПОДПИСИ НА НАЛОГОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ И НАЛОГОВЫХ НАКЛАДНЫХ

Использовать факсимиле на налоговой отчетности и налоговых накладных не разрешается. Так, п. 48.5 ст. 48 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. №2755-VI (далее — НКУ) предполагает собственноручную подпись уполномоченного лица на налоговой декларации. Аналогичным образом (т. е. собственноручно) должна подписываться налоговая накладная. Такой вывод можно сделать из содержания п. 16 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 01.11.2011 г. №1379.

ФАКСИМИЛЕ НА ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ

В соответствии со ст. 11 Закона №996, финансовая отчетность подписывается руководителем и бухгалтером предприятия. То есть и в этом случае использование факсимиле не предусмотрено.

ФАКСИМИЛЕ НА ВЕКСЕЛЯХ

Статья 5 Закона Украины «Об обращении векселей в Украине» от 05.04.2001 г. №2374-XIII предполагает наличие на векселе собственноручной подписи векселедателя. Однако на векселе может стоять и подпись лица, в пользу которого должен быть сделан платеж. В этом случае использовать факсимиле не запрещено. По этому поводу Верховный Суд Украины в своем определении от 08.06.2011 г. по делу №6-5772св09 указал следующее: «Статьей 75 Унифицированного закона о переводных векселях и простых векселях предусмотрен исчерпывающий перечень реквизитов простого векселя, который не содержит такого реквизита, как подпись индоссанта. Обязательной является только подпись лица, которое выдает документ (векселедателя), именно в случае отсутствия его подписи простой вексель теряет свою вексельную силу. Следовательно, поскольку подпись лица, в пользу которого должен быть осуществлен платеж по векселю, не является обязательным реквизитом простого векселя, использование факсимиле руководителя данного лица, вместо его личной подписи, при наличии всех обязательных реквизитов, установленных законом, не является основанием для признания простого векселя недействительным или ненадлежаще оформленным».

ФАКСИМИЛЕ НА БАНКОВСКИХ И КАССОВЫХ ДОКУМЕНТАХ

В расчетных документах (платежных поручениях, требованиях и т. д.), а также на банковских чеках использование факсимиле не допускается. Соответствующий запрет содержится в п. п. 2.8, 7.6. Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением правления НБУ от 21.01.2004 г. №22. Аналогично, не предполагают использования факсимиле на кассовых документах нормы Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.

Вместе с тем разрешено использовать факсимиле при подписании чеков, предназначенных для выплаты пенсий (переводов пенсий иностранных государств резидентам Украины) или в других случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя (п. 2.2 Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденном постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. №520).

ФАКСИМИЛЕ И ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

В деловой корреспонденции не существует препятствий для использования факсимиле. Исключение составляют случаи, когда переписка имеет силу договора. Как известно, договор может быть заключен не только в форме единого документа, но и путем обмена письмами, телеграммами и т. д. В этом случае факсимиле следует применять с учетом положений ст. 207 ГК Украины, о которых мы говорили в начале статьи.

О печати и факсимиле на документах

Вопрос-ответ по теме

На доверенности на получение товара стоит печать организации на которой указано только полное название орг-ции. Нет ИНН,ОГРН. На доверенности стоит факсимилье директора. Мы не приняли такую доверенность. Каким законодательным актом разъясняется обязательные реквизиты на печати организации. На каких документах разрешается факсимилье руководителя и гл.бухгалтера предприятия. Каким законодательным актом разъясняется какие печати должны стоять на подписанных договорах о поставке товара и услуг и доверенности. Доверенность может быть разовая или генеральная. И кто может подписывать договора и доверенности, ссылка на действующее законадательство

В договорах на поставку и услуг можно не ставить печать (ст. 434 ГК РФ). Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). На доверенностях печать тоже не обязательна (ст. 185 ГК РФ).

Доверенности и договора может подписать только генеральный директор (п. 1 ст. 53 ГК РФ, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Вместе с тем руководитель может передать другому сотруднику доверенность на право подписи договоров (ст. 182, 185–187 ГК РФ). Доверенность в этом случае может быть разовой на подписание конкретного договора или генеральной на более широкий круг полномочий.

Право подписания доверенностей не может быть передано какому-либо лицу по приказу или иному локальному акту. Законодательство и судебная практика относят это полномочие к исключительной компетенции руководителя (с. 185.1 ГК РФ, Постановление ФАС Московского округа от 16.11.2010г. № КГ-А40/10694-10 по делу №А40-172646/09-137-1250, постановление ФАС Московского округа от 29.12.2008г. №КГ-А40/12534-08-п).

Законодательством не допускается использование факсимильной подписи на доверенности. Если же доверенность подписана с использованием факсимиле, она может быть признана недействительной. Это подтверждается и арбитражной практикой (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.07.2006 № А19-40221/ 05-31-Ф02-3281/06-С2, ФАС Поволжского округа от 21.06.2007 № А57-4833/06-33 и ФАС Дальневосточного округа от 21.02.2007 № Ф03-А73/06-2/5431).

К обязательным реквизитам печати относятся полное наименование и местонахождение организации. Требования к печати установлены ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-Ф). Многие помимо таких обязательных реквизитов предусматривают в оттиске еще ИНН и ОГРН.

Использование факсимиле законом не регламентировано. Можно проставлять факсимиле на письмах, справках, выписках. Поскольку никаких финансовых последствий такие документы не несут, то и факсимиле в них не запрещено. Использовать факсимиле в первичке точно нельзя. Не используйте его на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, в этом случае не получится.

А вот в договорах с контрагентами факсимиле можно использовать. Ведь ваши сделки с партнерами относятся к гражданско-правовой плоскости права, а факсимиле предусмотрено специально для этих случаев. Однако для этого заключите с контрагентами соглашение (п. 2. ст. 160 ГК РФ). В нем обе стороны подтверждают, что согласны пользоваться факсимиле вместо собственноручных подписей ответственных лиц. Соглашение это обязательное условие использования факсимильной подписи. Без него документы по сделкам с факсимиле сочтут недействительными (постановление ФАС ВСО от 23 марта 2010 г. № А58-4290/08).

Печать отменили. Как теперь работать?

С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. В редакцию Системы Главбух уже приходят вопросы, как теперь работать без печатей. Ответы читайте в этом спецобзоре.

Поделиться информацией с колегой

Обязательно ли отказываться от печати?

Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.

Чем можно заменить печать?

Заменить печать можно, например, электронной подписью, специальными бланками компаний или голографическими печатями.

Как отказаться от печати?

Внесите изменения в устав своей организации. Сведения о наличии печати должны быть именно в этом документе.

Если мы откажемся от печати, нужно ли ставить ее в типовых документах, где такой реквизит предусмотрен, например, в кассовой книге?

Официальных разъяснений по этому вопросу пока не вышло. Но в ФНС России, ПФР и ФСС России поясняют, что сразу после вступления в силу закона компания вправе передавать им любые документы без печати. Единственное пожелание – если решили отказаться от печати, известите об этом инспекторов письмом. Как только появятся официальные разъяснения, Система Главбух вас об этом предупредит. Следите за новостями.

Нужно ли ставить печать в первичке, формы которой компания разработала сама?

Нет, не нужно. Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Обязательно ли использовать печать в договорах, например, в договоре купли-продажи?

Нет, не обязательно. Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Поэтому, если одна из сторон отказалась от круглой печати, просто проследите, чтобы из договора убрали требование ее проставлять.

Не будут ли банки требовать печати на документах?

Нет, не будут. Представители банков сообщают, что подписи генерального директора на любых документах им достаточно, если компания откажется от печати.

А можно ли теперь не ставить печати в трудовых книжках?

Пока так делать рискованно. Ведь в правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Из статьи журнала «Главбух» № 10, Май 2015

Что вам делать с круглой печатью — оставлять или отказываться

Договоры с контрагентами. Оформляя договор, компании могут не ставить печать (ст. 434 ГК РФ). Но иногда в договоре прописывают требование заверять печатью этот документ, а также изменения и дополнения к нему. Поэтому, если компания отказалась от печати, нужно проверять, чтобы в договоре не было таких формулировок.

На договоре и доверенности печать не обязательна

На доверенностях печать тоже не обязательна (ст. 185 ГК РФ). Однако есть риск, что контрагенты могут потребовать нотариально удостоверенную доверенность. Поскольку обычная доверенность заверена только подписью.

Кроме того, если на товарной накладной не проставлена печать покупателя, поставщикам будет сложнее взыскать задолженность. Нередко покупатели не перечисляют поставщикам оплату за отгруженную продукцию, ссылаясь на то, что товарные накладные подписал неуполномоченный работник. Тогда наличие на накладной печати — это аргумент в пользу того, что покупатель получил товары. Поскольку доступ к печати подтверждает полномочия на приемку товаров (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 октября 2013 г. по делу № А43-22587/2012).

Поэтому, если покупатель не будет использовать печать, есть вероятность, что поставщики станут чаще требовать доверенность на получение товаров. Даже в ситуациях, когда такой документ не является необходимым. Например, если поставщик доставляет товары покупателю и передает их работнику, ответственному за приемку продукции.

Из статьи журнала «Главбух» № 16, Август 2012

Шесть заблуждений насчет того, какой может быть печать на документах и где ее ставить

Если ваша компания на упрощенке

Выводы в статье актуальны для компаний на общем режиме и на упрощенной системе.

Законодательство содержит совсем немного требований к печатям компаний. Однако у контрагентов и порой у контролеров штамп на документах может вызвать нарекания. Мы расскажем, какие доводы помогут бухгалтеру справиться с претензиями партнеров и чиновников. Тем более что зачастую аргументы у второй стороны не что иное, как заблуждения по поводу печатей.

Заблуждение 1. У компании может быть только одна круглая печать

На самом деле круглых печатей может быть несколько. Как минимум — две круглые печати. Скажем, одна у главного бухгалтера, а вторая у руководителя. Несколько печатей удобно изготовить на тот случай, если директор постоянно разъезжает по командировкам. Правда, сделать две абсолютно идентичные круглые печати вряд ли получается. В частности, размеры могут отличаться на миллиметр. И вот тут уже особо въедливые представители контрагентов или сотрудники банков, таможни и других ведомств могут придраться. Правомерно ли?

Повторим, компаниям не запрещено делать несколько печатей. Из законов лишь следует, что все акционерные общества и ООО обязаны иметь круглую печать. На ней должны быть указаны полное наименование и местонахождение организации (ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Многие помимо таких обязательных реквизитов предусматривают в оттиске еще ИНН и ОГРН. Вообще в печать компании можно добавить любые другие данные.

Кроме основной круглой печати компании разрешено иметь другие штампы с фирменным названием. Причем они могут быть любой формы, не только круглыми.

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 9, Сентябрь 2013

Доверенности по-новому: проводим аудит работы с этими документами

Где можно использовать факсимиле в России в 2018 году

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Где в 2018 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2018 году?

Общие моменты

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

Необходимые термины

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

Подпись директора в бухгалтерских документах ООО

Есть ООО с одним сотрудником — генеральным директором. ООО занимается продажей товаров. По факту отгрузку товара производят разные люди и в отгрузочных документах (счетах, накладных, счетах-фактурах) ставят факсимиле директора. Понимаем, что это не хорошо и возникнут проблемы с налоговой, многие клиенты распознав факсимиле требуют переделывать документы «живой подписью».

Как решить эту проблему? Подпись директора сложная, хотим заменить её на условный «крестик», который смогут ставить все сотрудники. Если директор с какого-то момента начнёт ставить крестик в отгрузочных документах — как на это отреагирует налоговая? Как правильно изменить подпись директора и документально зафиксировать это?

Уточнение клиента

Сотрудники не оформлены, единственный сотрудник — сам генеральный директор. Поэтому доверенность на сотрудников выдать нельзя

03 Июля 2017, 16:58

Ответы юристов (9)

Добрый день, Сергей.

Как решить эту проблему?

Решение проблемы предельно простое: директор должен от имени юридического лица выдать доверенность на право подписания накладных и иных необходимых документов. После получения доверенности в документе будет указана подпись и ФИО конкретного лица, которое произвело отпуск товара. Согласно ГК РФ:

Статья 185.1. Удостоверение доверенности

4. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

Если директор с какого-то момента начнёт ставить крестик в отгрузочных документах — как на это отреагирует налоговая? Как правильно изменить подпись директора и документально зафиксировать это?

Не надо этого делать — усложните себе жизнь.

Надо также понимать, что пока у Вас в документах нет понимания кто конкретно отгружал товар — будет действовать принцип «коллективной безответственности», т.е. в случае какой-то конфликтной ситуации Вы даже работника к ответственности привлечь не сможете, поскольку Вам будет сложно доказать, что конкретный документ подписан конкретным человеком

Есть вопрос к юристу?

Подпись гражданина фиксируется в его паспорте — если не будет совпадать подпись в паспорте и в документе — это основание полагать, что подпись поддельная (многие банки даже документы тормозят, если по их мнению подпись НЕДОСТАТОЧНО ТАКАЯ ЖЕ как в паспорте).

А так как документ, подписанный заведомо неправомочным лицом — поддельный, то не исключена в том числе уголовная ответственность.

3. Использование заведомо подложного документа — наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев.

В вашем случае более рациональным (и законным тем более) вариантом будет выдача стандартной доверенности на подпись подобных документов своим сотрудникам.

Как решить эту проблему?

выдать доверенности на отпуск ТМЦ от организации, тогда отпускающий груз гражданин ничего не должен будет подделывать. Но тогда эти люди смогут утверждать, что они работники организации, если ими такие функции выполняются на постоянной основе.

Подпись директора сложная, хотим заменить её на условный «крестик», который смогут ставить все сотрудники

т.е. собираетесь заниматься подлогом документов? Зачем вам это.

Здравствуйте, Сергей! В Вашем случае, на мой взгляд, 2 возможных варианта: либо установить соглашением сторон, что можно использовать факсимиле при подписании документов (включить это положение в условия основного договора, например, путем дополнительного соглашения). Либо выдавать доверенность от ООО каждому конкретному лицу, которое осуществляет отгрузку (он не обязательно должен быть сотрудником ООО). Менять подпись — это весьма своеобразное решение, в таком случае возникнет вопрос ее подделки в случае спора, а нужно ли Вам это?

По факту отгрузку товара производят разные люди и в отгрузочных документах (счетах, накладных, счетах-фактурах) ставят факсимиле директора. Понимаем, что это не хорошо и возникнут проблемы с налоговой, многие клиенты распознав факсимиле требуют переделывать документы «живой подписью».

Как решить эту проблему?

Я бы не назвал это проблемой. Это просто нарушение законодательства. Факсимильная подпись допустима в документообороте между сторонами, если это установлено в договоре. Контролирующие органы смотрят на факсимиле в первичных документах крайне негативно, так как ст.9 закона о бухгалтерском учете предусматривает именно личную подпись должностного лица.

А так как у вас только один директор — то именно он и должен подписывать все документы. И никто иной.

Подпись директора сложная, хотим заменить её на условный «крестик», который смогут ставить все сотрудники. Если директор с какого-то момента начнёт ставить крестик в отгрузочных документах — как на это отреагирует налоговая?

Вы создадите себе только кучу новых проблем. От бесконечных проблем с непризнанием отгрузок по таким документам и споров на контрагентами, до уголовной подделки документов.

Как правильно изменить подпись директора и документально зафиксировать это?

Если фактически подписывают другие люди, то трудоустраивайте их в компанию, выдавайте доверенность или издавайте приказ, наделяющий их полномочиями, прописывайте их в договорах и пусть они подписывают документы своей нормальной подписью. Это наиболее простой и правильный способ оформления первички в вашей ситуации.

Сотрудники не оформлены, единственный сотрудник — сам генеральный директор. Поэтому доверенность на сотрудников выдать нельзя

Оформить доверенность директор может и не на сотрудников, а просто на посторонних. Что Вас конкретно смущает? Вы не хотите, чтобы они имели возможность в будущем доказать факт работы в организации?

Сотрудники не оформлены, единственный сотрудник — сам генеральный директор. Поэтому доверенность на сотрудников выдать нельзя

Гражданский кодекс не запрещает выдавать доверенность людям, не являющимся сотрудниками компании. Но, у них будет возможность доверенностью в трудовой инспекции (к примеру) доказать наличие фактических трудовых отношений.

Сотрудники не оформлены, единственный сотрудник — сам генеральный директор. Поэтому доверенность на сотрудников выдать нельзя

а зачем Вам сотрудники? я выше писала, что доверенность можно выдать любому лицу, не обязательно сотруднику. вот Вам правовая аргументация — http://www.garant.ru/consult/b.

Полностью поддерживаю коллег, позволю себе немного добавить.

Коллега выше поднимал вопрос о том, что, может быть, вы не хотите давать основания в последующем доказать факт трудовых отношений. Если поставки, подписание ТТН происходит нечасто, выдавайте специальные доверенности (на день, на конкретную поставку). Это не решить проблему в корне, но немного её минимизирует.

Также коллега выше писала о соглашении об использовании факсимиле.

Это тоже выход, главное в соглашении указать.

*должности, ФИО работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле;

*образцы (поставить оттиски);

*перечень документов, которые можно заверить факсимиле;

*срок действия соглашения ( пока любая из сторон письменно не уведомит другую сторону о своем намерении расторгнуть это соглашение/ пока не сменится должностное лицо/конкретный срок).

А если говорить о смене подписи, то приведу вам ссылку на наш же ресурс, где обсуждалась схожая тема: https://pravoved.ru/question/7.

Добавлю только, что если речь пойдет о подлинности подписи и дело дойдет до экспертизы, то подпись должна быть не как у вас, а ваша (даже если она не точь-в-точь как в паспорте). Почерковедческая экспертиза будет устанавливать, вы ли расписались или нет, а не похожа ли подпись на ту, что в паспорте или в банковской карточке.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Какие документы можно подписывать факсимиле, а какие нет

Эти документы можно подписывать факсимильной подписью?

Наверное, каждый сталкивался с ситуацией, когда необходимо срочно подписать документы, а руководителя нет на месте. В такой ситуации поможет факсимиле. С его помощью вы можете воспроизводить собственноручную подпись должностного лица. Однако использовать факсимиле бесконтрольно нельзя. Руководитель должен издать приказ и утвердить перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, а также правила его использования. Кроме того, проставлять факсимиле можно далеко не всегда. Разберемся, какие документы разрешено подписывать факсимильной подписью, а какие нет.

Договоры и счета на оплату

Можно подписывать факсимильной подписью, но при условии, что стороны заключили соглашение о ее использовании (п. 2 ст. ГК РФ). Соглашение можно составить как для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом, и для конкретного договора. А чтобы ни у кого не оставалось сомнений, что согласие по поводу факсимиле достигнуто, стороны должны лично подписать соответствующее coглашение.

Выдержка из соглашения об использовании факсимильной подписи на договорах

[framed_box width=»600px» height=»600″ bgColor=»#BDBDBD» textColor=»#920028″ rounded=»true»]

1. Стороны устанавливают, что могут использовать факсимильное воспроизведение подписей на следующих документах:

— договорах поставки, заключенных между сторонами, а также на дополнительных соглашениях к ним;

— выставленных счетах на оплату.

2. Перечисленные в пункте 1 документы могут быть подписаны факсимильными подписями следующих лиц:

3. Факсимильное воспроизведение подписей указанных должностных лиц стороны признают аналогом собственноручных подписей этих лиц.

Доверенность.

Доверенность на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки должна быть подписана лично руководителем или иным уполномоченным лицом. Дело в том, что в Гражданском кодексе нет положении, которое бы разрешало использовать на доверенности факсимильную подпись. А значит, подписывать доверенность с помощью факсимиле нельзя . Кстати, образец подписи доверенного лица также должен оригинальным.

Первичные документы.

Первичные документы подписывают должностные лица, ответственные за совершение хозяйственных операции. При этом в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ не уточняется, должна ли подпись на документе быть подлинной, или возможно использование факсимиле. Получается, налоговое и бухгалтерское законодательство прямо не предусматривает возможность ставить на актах, накладных и другой «первичке» подписи посредством факсимиле. В связи с этим налоговики часто не признают расходы, подтвержденные документами с факсимильной подписью, считая, что они не соответствуют пункту 1 статьи 252 НК РФ. А вот суды не столь категоричны, и пример тому — постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.04.2008 № А56-13616/2007. В нем отмечено, что расходы можно считать документально подтвержденными, даже если акты выполненных работ содержат факсимильную подпись должностных лиц.

Ведь эти подписи заверены оттиском печати организации.

Хотите пополнить знания в бухгалтерском учете? Приходите на бесплатный онлайн-тренинг «Стать бухгалтером за 10 дней» Подробнее здесь

Тема: Использование факсимиле.

Тема: Использование факсимиле.

Вопрос:

Добрый день. На каких документах в Казахстане можно ставить факсимильную подпись? Заранее спасибо за ответ.

Ответ:

Согласно пункту 2 статьи 152 Гражданского кодекса РК (далее ГК), допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.
Таким образом, если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то по ГК РК документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью

Факсимиле не может быть предоставлено: на доверенности, векселе, приказах , банковских и налоговых платежных документах.

Факсимиле не рекомендуется ставить: на документах под материальную или иную ответственность, счет-фактурах. Так как, утвержденная, закрепленная всего лишь оттиском подписи, финансовая операция может быть признана недействительной.

Вместе с тем, согласно пункту 1 статьи 26 Закона РК «О Прокуратуре» при наличии достаточных оснований полагать, что незнание или неправильное понимание законов физическими либо юридическими лицами может повлечь нарушение законов либо прав и свобод гражданина или неограниченного круга лиц, прокурор разъясняет содержание закона.

Еще по теме:

  • Билеты пдд онлайн категории cd в гибдд Билеты ПДД CD 2018 Билеты ПДД категорий «CD» и подкатегорий «C1» «D1» для подготовки к экзамену в ГИБДД. Содержание билетов по Правилам Дорожного Движения полностью соответствует […]
  • П 1 ст407 гк рф Статья 407. Основания прекращения обязательств 1. Обязательство прекращается полностью или частично по основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом, другими законами, иными правовыми […]
  • Должностные оклады в ск рф Постановление Правительства Российской Федерации от 20 июня 2011 г. N 481 г. Москва "Об установлении должностных окладов сотрудников Следственного комитета Российской Федерации, в том […]
  • Статья 255 упк рф Уголовный процесс Сайт Константина Калиновского Калиновский К. Б., Смирнов А. В. Комментарий к Уголовно-процессуальному кодексу Российской Федерации Постатейный. / Под общ. ред. А.В. […]
  • Областной материнский капитал кемеровской области К омитет с оциальной з ащиты администрации города Новокузнецка Разделы сайта Предоставление государственной улуги осуществляется в соответствии с: Законом Кемеровской области от […]
  • Ск рф по тамбовской области официальный сайт Контакты государственных учреждений Следственное управление Следственного комитета РФ по Тамбовской области Ниже подробное описание как доехать и добраться до организации - «Следственное […]