Возврат неиспользованной подотчетной суммы сроки

Порядок предоставления денег в подотчет и возврата остатка подотчетных сумм.

Сотрудник, которому выдали деньги в подотчет, должен отчитаться по ним в установленные сроки и при необходимости сдать остаток подотчетных сумм в кассу.

Т.к. в законодательстве Российской Федерации никаких ограничений о длительности срока, на который выдаются деньги в подотчет нет, то руководитель организации имеет право самостоятельно назначить сроки возврата подотчетных сумм. Например, несколько дней, месяц, квартал и т.д. В общем случае: в соответствии

с п.4.4 гл.4 «Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011г. (далее Положение), подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней по истечении утвержденного руководителем предприятия срока, на который выдаются деньги, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет по израсходованной подотчетной сумме.

Пример . Офис-менеджер ООО «Березка» И.В.Беликова 1 марта 2013 года получила в кассе организации 2000 руб. в подотчет на оплату ремонта принтера. В резолюции руководителя на заявлении о предоставлении денег в подотчет указано, что деньги выданы ей на 20 дней. Т.о. срок, на который Беликовой выданы подотчетные деньги, истечет 20 марта 2013года.

В течение трех рабочих дней, то есть не позднее 23 марта 2013года, Беликова должна будет представить в бухгалтерию авансовый отчет.

На практике работник из полученных денег в подотчет может оплатить хозяйственные расходы предприятия в меньшей сумме, чем та, которую ему выдали, либо в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги в подотчет, не осуществить и не оплатить никаких хозяйственных расходов. В первом случае работник составляет и предоставляет в бухгалтерию организации авансовый отчет и производит окончательный расчет, т.е. возвращает остаток подотчетных сумм. Во втором случае работник возвращает в кассу остаток подотчетных сумм и авансовый отчет не составляет.

Вполне возможна ситуация, когда работник не отчитывается в установленный срок по подотчетным суммам и уходит в отпуск.

Ситуация1. Работник не отчитался в установленный срок ушел в отпуск, после окончания отпуска вышел на работу.

В этом случае, когда он вернется с отпуска, предельный срок, установленный руководителем, для отчета, может закончиться. Налоговых последствий по НДФЛ данная ситуация не несет, т.к. право собственности на полученную в подотчет сумму к работнику не переходит и данные подотчетные деньги его доходом являться не будут. (ст.41 и ст.210 НК РФ). После выхода сотрудника на работу необходимо потребовать, что бы он отчитался за неиспользованные подотчетные деньги и остаток подотчетных сумм сдал в кассу.

Пока сотрудник не отчитается по ранее полученным средствам и не вернет остаток неиспользованного аванса, ему нельзя выдавать новые суммы под отчет согласно Положению о порядке ведения кассовых операций.

Если сотрудник не возвращает деньги добровольно, то организация может вернуть их путем принятия решения об удержании из заработной платы указанного сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При этом должно выполняться условие, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания ( ч.3 ст.137 Трудового кодекса).

Решение оформляется, как правило, в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. В данной ситуации лучше руководствоваться Письмом Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0.и получить письменное согласие работника на удержание.

При этом ст.138 Трудового Кодекса РФ ограничивает размеры удержания до 20% от заработной платы работника. Поэтому неизрасходованные подотчетные суммы будут удерживаться ежемесячно при каждой выплате заработной платы работнику, пока не будут погашены полностью.

Пример. Прораб ООО «Стройинвест» П.Н. Кузьмин получил 20 января 2013 г. в подотчет 6000 руб. на приобретение инструмента. Согласно распоряжения руководителя деньги выданы на срок 10 дней.Согласно п. 4.4 Положения отчитаться по израсходованным суммам следует в течение трех рабочих дней. Таким образом, сдать авансовый отчет в бухгалтерию и неизрасходованные подотчетные суммы в кассу ООО «Стройинвест» Кузьмин должен до 1 февраля 2013 г. включительно. 27 января 2012 г. Кузьмин приобрел необходимый инструмент. В бухгалтерию он сдал авансовый отчет, к которому приложил кассовый чек на сумму 4500. При этом остаток неизрасходованной подотчетной суммы — 1500 руб. (6000-4500) Кузьмин добровольно не вернул, а 28 января ушел в отпуск на 14 календарных дней. После выхода из отпуска деньги так же не были им возвращены.

16 февраля руководитель организации издал приказ об удержании 1500 руб. неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы Кузьмина. Кузьмин дал свое письменное согласие, что не оспаривает размера и оснований удержания из заработной платы. Заработная плата Кузьмина за февраль составила 20000 руб. Т.к. 1500 руб. меньше чем 20% заработной платы Кузьмина за февраль (20000*20%= 4000руб.), то из февральской заработной платы Кузьмина удержания неиспользованных подотчетных сумм были произведены в размере 1500 руб.

Решение об удержании из заработной платы работника остатка подотчетных сумм руководитель может принять только в течении месяца. Если руководитель пропустил этот срок или сотрудник не согласен с основанием и размерами удержания и сумма превышает среднемесячный заработок сотрудника, то в этом случае организации на основании ч.2 ст.248 ТК РФ может вернуть деньги только через суд. Обратиться в суд с иском о взыскании долга с работающего сотрудника можно в течение одного года со дня, когда этот сотрудник обязан был отчитаться за полученные деньги в подотчет ( ч. 2 ст. 392 ТК РФ ).

Конечно, работник может и сам обратиться к руководителю с заявлением об удержании из зарплаты долга по подотчетным суммам. В этом случае размер задолженности не важен, то есть сумма долга, удерживаемого из зарплаты, может превышать средний месячный заработок сотрудника. В этом случае нарушений положений статьи 248 Трудового Кодекса РФ не произойдет. Так же работник имеет право попросить об отсрочке или рассрочке платежа.

Ситуация 2. По окончании отпуска работник уволился, не погасив долг по подотчетным суммам.

Возможна ситуация, когда все расчеты с увольняющимся работником уже произведены, а его задолженность выявлена после окончательного расчета, поэтому организация не может удержать сумму долга по подотчетным суммам из его зарплаты. В данной ситуации взыскать задолженность с бывшего сотрудника работодатель сможет только через суд. Если работник устроился на другую работу, то погашать задолженность он будет по исполнительному листу.

Механизм возврата задолженности через суд достаточно сложный, затратный и не гарантирует организации положительного для нее решения. Поэтому достаточно часто при небольшой сумме долга организации отказываются от ее взыскания, т.е. «прощают» работнику долг. Статья 415 Гражданского Кодекса РФ предусматривает такой вариант освобождения должника от лежащих на нем обязательств. Так как ГК РФ не содержит специальных требований к форме прощения долга, то обычно такое решение оформляется приказом или распоряжением руководителя организации. Необходимо так же сообщить и бывшему работнику о том, какой долг, в каком размере и когда ему прощен.

В случае, когда организация не производит «прощения» долга и пытается его вернуть, то данная задолженность отражается в бухгалтерском учете организации. По окончанию срока исковой давности задолженность работника признается безнадежной к взысканию и списывается на финансовые результаты деятельности организации. Затем такая задолженность отражается за балансом в течении пяти лет.

Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые бывший сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги. Это следует из п. 2 ст. 200 Гражданского кодекса. Срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При наличии оснований для прерывания срока исковой давности названный срок начинают отсчитывать заново (ст. 203 ГК РФ).

Пример. ООО «Стройинвест» выдало в подотчет 10 июня 2012г. завхозу И.И.Петрову 8000руб. на покупку хозяйственного инвентаря. Согласно, распоряжения руководителя подотчетные деньги на срок я на срок 30 дней.20 июня Петров уволился и по подотчетным суммам не отчитался, денежные средства в кассу предприятия не вернул.

Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые Петров не вернул, ООО «Стройинвест» начало отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги, — с 9 июля 2012 г.9 июня 2014 г. ООО «Стройинвест» закончит отсчитывать срок исковой давности при отсутствии причин для его прерывания и признает задолженность безнадежной к взысканию.

Удержание НДФЛ с уволившегося сотрудника.

Организация признается на основании ст.226 Налогового кодекса РФ налоговым агентом по НДФЛ, и при увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса она обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджет.

Для этого она должна предпринять все меры, предусмотренные действующим законодательством для возвращения денежных средств, которые были выданы работнику подотчет. В случае, когда это оказалось невозможным: например, с истечением срока исковой давности; принятием организацией решения о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения о прощении долга.

Если организация не может удержать исчисленную у бывшего работника сумму НДФЛ, то в соответствии с п. 5 ст. 226 Налогового кодекса налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.

Учитывая все вышеизложенное рекомендую организациям регулярно проводить инвентаризацию задолженностей работников по подотчетным суммам. При выявлении просроченной задолженности требовать от работника в срочном порядке сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы, либо если авансовый отчет сдан, а излишки денежных средств нет, то сдачу денежных средств в кассу. При начислении отпускных желательно проверять состояние расчетов с данным работником по подотчетным суммам и принимать соответствующие меры.

Возврат неиспользованной подотчетной суммы сроки

Казалось бы, все просто: сотруднику выданы денежные средства под отчет на командировку либо на закупку товаров или оплату услуг, однако в связи с некоторыми обстоятельствами (отмена командировки, техническая или физичес­кая невозможность осуществить закупку, либо вообще отпала необходимость в осуществлении некоторых хозяйственных операций) сотрудником возвращаются все полученные средства наличностью в кассу в этот же день или на следующий в полном объеме.

Каковы действия предприятия? Что здесь сложного, скажете вы. Оформляем приходный кассовый ордер по установленной форме (Типовая форма № КО-1), приходуем деньги в кассе и закрываем дебет счета 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

Это правильно, но только возникает вопрос: а нужно ли такому сотруднику в данном случае составлять и подавать авансовый отчет, ведь средства не из­рас­ходованы? И если да, то что с ним делать
дальше?

Вот тут и кроется подвох, а точнее, отдельное мнение налоговых органов, которое выражено в следующей цитате: «Действующим законодательством установлено, что подотчетное лицо обязано отчитаться по ранее полученным суммам, независимо от того, были такие средства израсходованы или нет. Последующая выдача предприятием денежных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным средствам влечет за собой применение к предприятию финансовых санкций».

Обратимся к нормам действующего законодательства. Итак, согласно пп. 170.9.2 и п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г.
№ 2755-V­I с изменениями и дополнениями (далее – НКУ), «отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее – авансовый отчет), подается по форме, установленной центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование и реализует государственную налоговую и таможенную политику, до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик:

  • завершает такую командировку;
  • завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет.

При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу либо зачисляется на банковский счет лица, которое их выдало, до или во время представления указанного отчета».
Данная норма в нашем случае не работает, поскольку подотчетное лицо не завершает ни командировку, ни выполнение отдельного гражданско-правового действия, ведь эти действия им даже не были начаты.
Идем дальше, в соответствии со ст. 1 Указа Президента Украины от 12.06.1995 г. № 436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности», «за выдачу наличных средств под отчет без полной отчетности в отношении ранее выданных средств, предусмотрен штраф в размере 25 % от выданных под отчет сумм».
Здесь кроется основной аргумент налоговых органов: «без полной отчетности». Интерпретация сводится к тому, что полная отчетность – это и есть составление отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, проще говоря, авансового отчета.
Также в соответствии с п. 2.11 Постановления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637 «Об утверждении Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине», «выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет производится при условии предоставления им отчетности в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы. Отчетность за полученные под отчет наличные средства осуществляется в соответствии с законодательством Украины».
Вот и получается замкнутый круг…

И не важно, что по сути средства не использованы и заполнять в отчете фактически нечего, причем предоставление данного первичного документа подра­зумевает осуществление соответствующих проводок в бухгалтерском учете.
Штрафные санкции, как видите, немаленькие, и ситуация, когда предприятие не потребовало у сотрудника составления авансового отчета, может обернуться плачевно, особенно если этот сотрудник систематически осуществляет закупки (расчеты и другие гражданско-правовые действия).
В пользу налогоплательщика можно привести следующие аргументы:
во-первых, Указом № 436/95 не установлено определение «полной отчетности». Если для общих случаев выдачи денежных средств под отчет все ясно, то в нашем случае полной отчетностью можно считать возврат неиспользованных сумм в полном объеме;
во-вторых, авансовый отчет является первичным документом, на основании которого осуществляются бухгалтерские операции в учете предприятия, и при использовании подотчетных сумм формируются соответствующие проводки. В качестве примера приведем типичный случай с использованием сумм, выданных под отчет:

Как видите, информация в принятых к учету первичных документах систематизировалась на счетах бухгалтерского учета путем двойной записи, в соответствии с правилами и принципами бухгалтерского учета. Все четко и понятно, согласно первичным документам, подтверждающим данные операции.
В нашем же случае, когда нас обязывают составить авансовый отчет на неизрасходованные денежные средства, бухгалтер задастся вопросом: а что делать с таким авансовым отчетом? Как его провести в учете? И если не проводить, то куда приложить? Ведь нарушится нумерация и т. д. В данном случае в учете мы получаем следующее:

Таким образом, на основании данного первичного документа (авансового отчета) бухгалтер не может зафиксировать факт осуществления хозяйственной операции, поскольку ее фактически и не было. Зачем же тогда нужен такой первичный документ? Вот и получается, что вы, бухгалтера, как хотите, но бумагу составьте. Пусть даже она идет вразрез с вашим учетом и не несет никакого смысла. Тогда о каком первичном докумен­те может идти речь?
Ведь суть составления авансового отчета заключается в том, что данный документ подтверждает и объясняет расходование ранее полученных денежных средств.
И если сотрудник вовремя вернул их в кассу предприятия в полном объеме, за что же он должен отчитываться? И почему он должен считаться лицом, которое «не отчиталось по выданным ранее денежным средствам»?
Много вопросов, но мало ответов.
Практика показывает, что позиция налоговых органов в данном вопросе пока неизменна, а это значит, что, несмотря на абсурдность, предприятие в рассмотренном случае обязано составлять авансовый отчет и не проводить такой документ в бухгалтерском учете.
Поэтому налогоплательщик оказывается перед выбором: либо подчиняться и делать «как скажут», либо отстаивать свои права в судебном порядке. Выбор за вами.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Операции с подотчетными лицами следует рассматривать в рамках трудового законодательства. Однако КЗоТ не приводит значение этого термина, поэтому исходить следует из практики применения терминов в юриспруденции.

Так, в трудовом праве под «подотчетом» подразумевается выдача предприятием работнику денежных средств для выполнения определенного задания. То есть подотчетное лицо — работник предприятия в процессе выполнения определенного задания действует исключительно от лица предприятия и за его счет. О выполнении задания подотчетным лицом составляется соответствующий отчет о расходовании полученных средств. На это указывает п. 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637), в котором также указывается, что выдача наличных денежных средств под отчет осуществляется в соответствии с законодательством Украины. Однако четких норм о подотчете законодательство не содержит, поэтому исходить следует из общих норм законодательства.

Отчет об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет) оформляется в соответствии с требованиями Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (далее — Порядок № 841). Этот документ распространяется на лиц, выдавших налогоплательщику — физическому лицу средства на командировку или под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, которое их выдало, а также непосредственно на налогоплательщиков — физических лиц, которые получили такие средства под отчет.

Обращаем внимание, что вышеуказанный документ не содержит оговорки относительно только работников предприятия. Кроме того, сам порядок содержит упоминания о гражданско-правовых отношениях. Поэтому можно сделать вывод, что авансовый отчет может быть оформлен не только работником предприятия (предпринимателя), то есть лицом, состоящим в трудовых взаимоотношениях с предприятием (предпринимателем), но и физическим лицом, состоящим с предприятием (предпринимателем) в гражданско-правовых правоотношениях.

Отметим, что полемика относительно правомерности выдачи под отчет денежных средств физическому лицу, не состоящему с предприятием (предпринимателем) в трудовых правоотношениях, велась давно. И до сих пор действующие нормативные акты не содержат четкой нормы по этому поводу. По сути, если у предприятия возникает необходимость выдачи денежных средств физическому лицу, не состоящему в трудовых отношениях с этим предприятием, то правильнее было бы оформлять данную операцию в рамках гражданско-правового законодательства путем заключения, например, договора поручения. Такие правоотношения регулируются нормами ГКУ и условиями заключенного договора поручения (см. тему Особенности заключения договоров поручения).

Так, НБУ в письме от 16.09.2013 г. № 11-112/13017 указал на правомерность выдачи подотчетных средств учредителю предприятия (то есть физическому лицу, не состоящему с предприятием в трудовых отношениях), отмечая при этом, что в данном случае операция по выдаче денежных средств под отчет регулируется нормами ГКУ, а не КЗоТ. По мнению НБУ, для поручения лицу, которое не является работником предприятия, совершения определенных гражданско-правовых действий в интересах и за счет такого предприятия необходимо заключить договор поручения (в письменной или устной форме). После выполнения поручения учредитель обязан представить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие понесенные им расходы.

Следует отметить, что ранее НБУ придерживался иного мнения, указывая в письме от 21.12.2006 г. № 11-113/4734-13871, что выдача подотчетных денежных средств допускается только работникам. А Минфин в письме от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774 сообщал о возможности выдачи подотчетных денежных средств не работникам предприятия на основании договора поручения, но в порядке, указанном в приказе об учетной политике. При этом Минфин отмечал, что «отношения в трудовой сфере по договору поручения регулируются в соответствии с главой 68 ГКУ«, но такие правоотношения не являются трудовыми и никак не могут относиться к подотчету. Аргументами в данном случае могут являться также существенные условия договора поручения, в частности, срок договора поручения. Согласно ст. 1001 ГКУ договором поручения может быть определен срок, в течение которого поверенный имеет право действовать от имени доверителя. А сроки возврата подотчетных сумм (или представления авансового отчета) четко регламентированы п. 2.11 Положения № 637, и нормами НКУ.

Таким образом, на наш взгляд, данный вопрос остается не урегулированным и не может быть решен однозначно в отношении правомерности выдачи денежных средств под отчет всем не работникам предприятия, а не только учредителям, так как связь учредителя с предприятием (хоть и не на основании трудовых правоотношений) все-таки доказуема. Что же касается других лиц, действующих в рамках договора поручения, то на них не могут распространяться общие требования нормативных актов в отношении регулирования наличных денежных средств в рамках подотчета, что согласуется с вышеизложенным мнением Минфина.

Порядок выдачи под отчет авансовых денежных средств

Выдача аванса подотчетному лицу осуществляется на основании соответствующего распоряжения (приказа) руководителя двумя способами:

  • в безналичной форме путем перечисления денежных средств на карточный счет для использования платежной карты;
  • наличными денежными средствами через кассу предприятия.

При этом необходимо учитывать следующие требования:

  • выдача лицу наличных денежных средств под отчет может осуществляться только при условии представления им авансового отчета за ранее полученные авансовые средства (п. 2.11 Положения № 637);
  • денежные средства выдаются работникам под отчет на срок, определенный п. 2.11 Положения № 637. Нарушение этого срока влечет за собой применение к работодателю штрафных санкций в размере 25 % от выданной суммы в соответствии с Указом Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных денежных средств» (далее — Указ № 436). Подробнее этот вопрос рассмотрен в теме Штрафные санкции за нарушение норм по регулированию оборота наличных денежных средств.

Напомним, что не применяются предусмотренные ст. 1 Указа № 436 штрафные санкции за использование полученных в учреждении банка наличных денежных средств не по целевому назначению (см. также письмо НБУ от 21.11.2016 г. № 50-0004/95394).

То есть наличные денежные средства, должным образом оприходованные в кассе предприятия, могут быть выданы работнику под отчет в кассе предприятия без предварительного зачисления на счет в банке. На это также обращают внимание ГФС в Базе знаний «ЗІР» (подкатегория 109.14) и НБУ в письме от 07.06.2016 г. № 50-0004/48214, указывая на денежные средства, полученные предприятием в кассе банка на выплаты, связанные с оплатой труда, и не выплаченные работникам предприятия в установленные сроки, а также на денежные средства, возвращенные подотчетным лицом в кассу предприятия, как остаток по авансовому отчету.

Также следует учитывать, что согласно п. 2.3 Положения № 637 предприятия (предприниматели) имеют право осуществлять наличные расчеты между собой и/или с физическими лицами в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам в рамках предельных сумм расчетов наличными денежными средствами, установленных соответствующим постановлением НБУ, а именно постановлением Правления НБУ от 06.06.2013 г. № 210.

Согласно этому документу предельная сумма расчетов наличными денежными средствами в течение одного дня составляет:

  • 10 000 грн. при расчетах предприятий (предпринимателей) между собой;
  • 50 000 грн. при расчетах между физическим лицом и предприятием (предпринимателем).

Таким образом, при наличном расчете предприятия (через подотчетное лицо):

  • с физическим лицом сумма не может превышать 50 000 грн.;
  • с другим предприятием (предпринимателем) — 10 000 грн.

Сроки представления авансового отчета и возврата неиспользованных денежных средств

Сроки возврата неиспользованных денежных средств и представления авансового отчета, установленные п. 2.11 Положения № 637 и п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ.

Вид операции, совершенной подотчетным лицом

Срок использования денежных средств, выданных под отчет согласно п. 2.11 Положения № 637

Срок представления авансового отчета об использовании денежных средств, выданных под отчет согласно п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ

Срок возврата неиспользованных денежных средств, выданных под отчет согласно п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ

Командировка по Украине и за границу

до истечения срока командировки

до окончания пятого банковского* дня, следующего за днем окончания командировки

до окончания пятого банковского* дня, следующего за днем окончания командировки

Приобретение ТМЦ (работ, услуг) для хозяйственных нужд предприятия

не позднее рабочего* дня, следующего за днем получения денежных средств под отчет*

до окончания пятого банковского* дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает выполнение задания

до окончания пятого банковского* дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает выполнение задания

Закупка сельхозпродукции и продуктов ее переработки

не позднее десятого рабочего* дня, следующего за днем получения денежных средств под отчет

* Сроки представления авансового отчета установлены не в календарных, а в рабочих (банковских) днях.

** Если подотчетному лицу одновременно выданы наличные денежные средства как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдавались наличные денежные средства под отчет на эти задачи, может быть продлен до завершения срока командировки (п. 2.11 Положения № 637).

Если аванс на командировку (на хозяйственные нужды) выдавался не наличными средствами, а путем выдачи корпоративной карты, то на данные правоотношения распространяются те же сроки и требования, но с учетом п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ:

  • если во время командировки работник получил наличные денежные средства с применением платежных карт, то он представляет авансовый отчет и возвращает неизрасходованную сумму средств до окончания третьего банковского дня по завершении командировки. Обращаем внимание, что в этом случае работник обязан отчитаться только за использованные (списанные с картсчета) средства и приложить к отчету, кроме счетов гостиниц, проездных билетов и т. д., документы, подтверждающие осуществленные расчеты с помощью платежной карточки (чеки банкомата, слипы, квитанции платежных терминалов и т. п.). На это также указывают главный налоговый орган в письме от 23.09.2013 г. № 11727/6/99-99-19-03-02-15 и ГУ Миндоходов в г. Киеве в письме от 19.09.2013 г. № 4456/10/26-15-11-01-06;
  • если во время командировки работник применил платежные карты для осуществления расчетов в безналичной форме, а срок представления авансового отчета не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель может его продлить до 20 банковских дней, то есть до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами.

Дополнительно отметим, что в случае приобретения работником за собственные денежные средства товаров (работ, услуг) для нужд предприятия (или использования собственных денежных средств в командировке) авансовый отчет представляется в определенные законодательством сроки. Однако при нарушении этих сроков в данном случае финансовые санкции не применяются, так как действующим законодательством определены сроки отчетности за полученные под отчет средства на командировку и на выполнение гражданско-правовых действий, а также установлена норма налогообложения сумм денежных средств, не возвращенных в установленные сроки. Вопросы возмещения таких расходов относятся к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником и регулируются не трудовым, а гражданским законодательством. На это также обращает внимание главный налоговый орган в Базе знаний «ЗІР» (подкатегория 109.14), а также в письме от 01.10.2013 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14.

Порядок представления авансового отчета

Порядок составления и представления авансового отчета регулируется Порядком № 841, разработанным во исполнение п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ.

Физическое лицо, получившее от предприятия денежные средства под отчет, обязано в установленные сроки отчитаться относительно их использования путем представления в бухгалтерию предприятия:

  • авансового отчета (см. образец заполнения отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет). Обращаем внимание, что согласно п. 6 Порядка № 841 подотчетное лицо заполняет все графы авансового отчета, кроме:
    • графы «Отчет проверен»;
    • графы «Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру»;
    • корреспонденции счетов бухгалтерского учета;
    • расчета суммы удержанного налога по несвоевременно возвращенным средствам;
    • графы «Отчет утвержден»;
  • документов, подтверждающих понесенные расходы;
  • остатка денежных средств, в случае расходования не всей суммы, полученной под отчет.

Эти требования распространяются также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, оплаченных с использованием корпоративных платежных карт, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов (п. 3 Порядка № 841).

Обращаем внимание, что сумму неизрасходованных средств подотчетное лицо обязано сдать в кассу предприятия (зачислить на счет предприятия) до или во время сдачи авансового отчета (п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ и п. 3 Порядка № 841).

В случае нарушения этих требований не возвращенная в срок сумма подлежит обложению налогом на доходы (см. также тему Доходы, полученные в виде подотчетных денежных средств).

Так, если подотчетное лицо не возвращает такую сумму в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок (до окончания третьего или пятого, а в отдельных случаях десятого или двадцатого банковского дня, следующего за днем, когда подотчетное лицо завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет налогового агента, предоставившего средства под отчет), то такая сумма, рассчитанная с учетом коэффициента, предусмотренного п. 164.5 ст. 164 НКУ, подлежит обложению налогом на доходы в соответствии с п. 167.1 ст. 167 НКУ за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц. В случае недостатка суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога (п. 4 Порядка № 841).

Если подотчетное лицо прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, которое выдало такие средства, сумма налога на доходы физических лиц удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика по результатам отчетного (налогового) года.

Если полное взыскание такой суммы налога является невозможным в результате смерти или признания налогоплательщика судом без вести пропавшим, то такая сумма удерживается при начислении дохода за последний для такого налогоплательщика налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной к уплате (п. 5 Порядка № 841).

Дополнительно отметим, что подотчетное лицо, получившее под отчет денежные средства в иностранной валюте, составляет авансовый отчет в валюте государства, куда работник направлялся в командировку, или в свободно конвертируемой валюте (База знаний «ЗІР», подкатегория 109.19).

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У. Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель. Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

Денежные средства внесены на расчетный счет

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей. По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

  • переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
  • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

  • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
  • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Расчет при увольнении по собственному желанию – 2017».

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

Еще по теме:

  • Беженцы и вынужденные переселенцы закон Вынужденные переселенцы Подборка наиболее важных документов по запросу Вынужденные переселенцы (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое […]
  • Коап рф 2018 года статья 12 Новый КоАП. Разработка приостановлена Начало реформы КоАП РФ В начале 2015 года в России началась реформа административного законодательства. 20 января 2015 г. в Государственную Думу был […]
  • 129 ч 3 коап рф штраф Штраф за превышение скорости в 2018 году Штраф за превышение скорости делится в зависимости от того, на сколько она была превышена. Так, максимальный размер штрафа ГИБДД за нарушение […]
  • Административные наказания виды и их содержание Статья 3.2. Виды административных наказаний Статья 3.2. Виды административных наказаний См. комментарии к статье 3.2 КоАП РФ 1. За совершение административных правонарушений могут […]
  • Ст 112 ч30 44 фз Правительство Иркутской области Официальный портал Главная > Сайты органов государственной власти Иркутской области > Министерство по регулированию контрактной системы в сфере […]
  • 18 Судебное разбирательство гражданских дел uristinfo.net Глава XVII. Судебное разбирательство гражданских дел Литература: Жилин Г.А. Гражданское дело в суде первой инстанции. М., 2000; Комментарий к Гражданскому процессуальному […]